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Registro de Accionistas: apoderados especiales y apoderados generalísimos

Continuando con nuestro último comentario sobre este tema,  queremos profundizar hoy sobre la posibilidad de que otras personas, distintas de los representantes legales que según la norma están obligados a cumplir con la declaración al Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales,  en lo sucesivo conocido como RABF, puedan asumir esta importante tarea que iniciará el próximo mes de setiembre.

De acuerdo con el artículo 1 de la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, las personas obligadas a suministrar la información son las siguientes:

                                                   Sociedades anónimas:  Presidente

                                                   Sociedades de responsabilidad limitada:  Gerente y subgerente

                                                   Sociedades en nombre colectivo:  Administrador

                                                    Sociedades en comandita:  Gerente

                                                    Sucursales de sociedades extranjeras:  Apoderado generalísimo

                                                    Empresas individuales de responsabilidad limitada:  Gerente

                                                    Sociedades civiles:  Administradores

Ahora bien, en el artículo 3 de esta misma Resolución Conjunta se contempla la posibilidad de que otras personas sean autorizadas mediante poderes especiales para realizar la declaración.   La semana pasada, los colegas de la firma Grant Thornton nos pusieron al tanto de la existencia de una reciente resolución de la Dirección General de Tributación  DGT-891-2019 que amplía la posibilidad de cumplir con estas declaraciones también a los apoderados generalísimos que las sociedades puedan tener inscritos en el Registro de Personas Jurídicas.

«Procedemos a manifestar que en efecto el poder generalísimo es suficiente para interactuar con el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) y no requiere que le sea otorgado un poder especial, pero de previo deberá solicitar a un notario público que lo acredite, lo registre en el sistema y adjunte la documentación de respaldo que demuestre que dicho apoderado cuenta con las facultades suficientes para actuar en nombre del representante legal de la persona jurídica obligada a suministrar la información.  Lo anterior en apego de la Resolución Conjunta de Alcance General DGT-ICD-R-14-2019.»    (Tomado de la DGT-891-2019)

Se celebra esta nueva alternativa de permitirle también a los apoderados generalísimos la presentación de las declaraciones.  Lo que parece un poco extraño es que, tratándose de poderes que constan inscritos en el Registro Nacional,  se requiera igualmente de la intervención de un Notario Público que los acredite en forma previa al ingreso de esos apoderados a la plataforma.    Pensaríamos que si los sistemas Central Directo y el de Registro Nacional se encuentran interconectados,  la información de los apoderados generalísimos debería poderse corroborar en línea sin necesidad de una gestión notarial.

Suscriptores de Master Lex con mucho gusto podemos suministrarles el texto de la DGT indicada si nos lo solicitan al correo electrónico legal@masterlex.com

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A continuación, varios aspectos que se han discutido mucho en las últimas semanas sobre el nombramiento de apoderados para el cumplimiento del RAFB:

1.- Otorgamiento en escritura pública.  Algunos colegas consideran que cuando la Resolución establece que el poder especial tiene que ser otorgado en escritura pública,  únicamente podría entenderse cumplida tal formalidad cuando el representante legal comparece ante Notario Público a dar el mandato, y  de su puño y letra, suscribe el instrumento público respectivo.   Otros opinan que no se puede dar una interpretación tan restrictiva a la norma, debiendo admitirse la posibilidad de que la Asamblea de Accionistas otorgue el poder especial, siendo suficiente en estos casos con que dicho acuerdo sea debidamente protocolizado.

Transcribimos a continuación en su tener textual lo que se establece en la Resolución Conjunta sobre este tema:

«ARTÍCULO 3. Otras personas autorizadas a suministrar la información: Además del representante legal indicado en el artículo 1 de esta resolución, el suministro de información al Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales podrá hacerse mediante un único apoderado, que debe ser una persona física con facultades suficientes para el acto, lo que tendrá que acreditarse por medio de un notario público. En caso que se acredite mediante un poder especial, este debe ser otorgado en escritura pública.»

La sugerencia que algunos están acatando es que mientras no se aclare esta circunstancia por el Ministerio de Hacienda, conviene que  la Asamblea de Accionistas otorgue poderes generalísimos a fin de que puedan ser inscritos en el Registro de Personas Jurídicas y que sea  con vista en dicha inscripción que los Notarios acrediten al mandatario dentro del RABF.

2.- Vigencia de los poderes. Uno de lo datos que el sistema requiere que los Notarios indiquen al momento de acreditar a los apoderados dentro de la plataforma es si el poder otorgado tiene o no algún plazo de vigencia.  El tema es importante pues sabemos que esta nueva obligación de declarar los accionistas y beneficiarios finales será anual (durante el mes de abril cada año) en lo que se conoce como la Declaración Ordinaria, así como cada vez que se produzca la cesión de acciones o cuotas en un porcentaje que produzca que alguno de los propietarios iguale o supere el 15% del capital social (Declaración Extraordinaria).   Por lo tanto, de la vigencia del mandato dependerá si el apoderado podrá seguir presentando las declaraciones sin sujeción a un plazo o solo por algún tiempo.  Convendrá que las sociedades tengan muy presente esta situación pues al vencer el mandato, corresponderá al representante legal obligado por ley, asumir la función o bien proceder al nombramiento de  un nuevo apoderado.

3.- Notificación de cambios en la distribución accionaria:  Los apoderados así como los representantes legales deberán estar muy atentos a cesiones de acciones y cuotas que puedan producirse en las sociedades que representan, pues de acuerdo con el art. 13 de la Resolución Conjunta de Alcance General, los obligados contarán con quince días hábiles para ingresar a la plataforma a realizar la Declaración Extraorinaria de accionistas y Beneficiarios Finales  «… a partir de la fecha de la anotación en el libro oficial en el que se registren estos datos y se constate que alguno de los propietarios de las participaciones igualó o superó el quince por ciento del total de las participaciones de la clase que se registra, ya sean comunes, preferentes u otras.» 

Por lo tanto, deberán establecerse los mecanismos para la comunicación inmediata a estos obligados de dichos cambios accionarios pues podría requerirse de documentación que compruebe esas cesiones, pudiendo ser necesarios documentos otorgados en el extranjero que sean sometidos a procesos de certificación y apostillado para su validez plena en Costa Rica.

Importante recordar que la responsabilidad de cumplir con el RAFB será de la persona que de acuerdo con la Ley deba cumplir con esta obligación o  de los apoderados debidamente acreditados en la plataforma.

4. Cuando los socios son empresas extranjeras.  De suma importancia tomar en cuenta lo dispuesto en el art. 10 del Reglamento de Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, Decreto Ejecutivo No. 41040-H en tanto establece que cuando las personas jurídicas o estructuras jurídicas domiciliadas en Costa Rica pertenezcan a entidades jurídicas domiciliadas en el extranjero, el responsable del suministro de información deberá proveer al RTBF los datos sobre la propiedad de la totalidad de las participaciones de esas empresas, así como los poderes otorgados en Costa Rica para el desarrollo de la actividad.

En caso de que resulte resulte imposible identificar el beneficiario final de esas sociedades extranjeras, habiéndose agotado todos los medios para obtener la información, se presumirá que el beneficiario final es el administrador.   Adicionalmente, el responsable del suministro de la información de la persona jurídica nacional deberá declarar bajo la fe de juramento la imposibilidad de identificar la totalidad de las participaciones de la entidad jurídica domiciliada en el extranjero.

Sobre los requisitos específicos que deberá contener dicha declaración jurada ver art. 10 del Reglamento del RABF.  Muy importante considerar que la documentación que sustente dicha declaración deberá ser conservada en original por parte de los sujetos obligados en caso de ser requerida por la autoridad competente. Todo documento emitido en el extranjero deberá además presentarse debidamente consularizado o apostillado y con no más de sesenta días de autorizado.

5.- Cadenas de estructuras jurídicas: Otro tema importante que se enfatizó mucho en el Seminario impartido por los colegas de Grant Thornton fue la importancia de que los obligados a cumplir con la declaración de accionistas den seguimiento al cumplimiento de esta misma obligación por los respectivos representante legales o apoderados de  la totalidad de sociedades u otras estructuras jurídicas que puedan formar parte del mismo grupo empresarial.

Encontramos la siguiente definición en el Reglamento del RABF:

Cadena de estructuras jurídicas: Agrupación de personas jurídicas entre las cuales existen participaciones o acciones directas o indirectas.

Encontramos que el art. 7 del Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales dispone al respecto:

«En estricto apego a lo dispuesto en la Ley Para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, hasta tanto se complete la cadena de estructuras jurídicas relacionadas y se establezcan a los beneficiarios finales, se tendrá que ninguno de los sujetos obligados que componen la cadena ha cumplido con las obligaciones estipuladas en los artículos 5, 6 y 7 de dicha Ley.»

Y en el art. 21 de ese mismo reglamento se establece que serán considerados incumplidores los sujetos que:   «c) Mantengan dentro de su cadena de estructuras jurídicas sujetos obligados que no hayan realizado el suministro de información correspondiente al período vigente.»

Por lo anterior resulta todavía más importante y urgente que las sociedades, cuyos accionistas puedan ser otras personas jurídicas, sobre todo si se trata de personas jurídicas extranjeras, inicien de una vez la recopilación de los documentos necesarios para que el representante legal o bien, en su sustitución, los apoderados especiales o generalísimos,  puedan declarar bajo la fe de juramento quiénes son esos  propietarios o beneficiarios últimos de las acciones y cuotas de todas las empresas que integran las cadenas de estructuras jurídicas.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

10 de 29 Comentarios

  1. Lic Viviana • 24 septiembre, 2019

    Buenos días … como ha sido la experiencia en situaciones que aun habiendo 3 apoderados ….en la clausula de representación se indica que deben actual conjuntamente para todo acto

    Deben otorgar un poder especial .. escogiendo a uno de ellos ?

    O el sistema no determina esta situación ? y cualesquiera de ellos puede hacerlo sin mayor tramite (bueno en el caso del tesorero o secretario) con la ayuda del notario para que refleje su poder

    …. que paso debemos seguir ? y nos ayudamos un poco

    Responder
  2. Karol • 20 septiembre, 2019

    Buenas tardes, se llego a alguna conclusión en cuanto al hecho de que la Asamblea de Socios pueda otorgar los poderes especiales en ausencia del Presidente?
    Es importante en vista de que algunos personeros podrían estar fuera del país. Si lo anterior es posible, el acta debe de ser protocolizada para poder acreditar al apoderado? Muchas gracias.

    Responder
  3. luciano ribaudo • 20 septiembre, 2019

    Estimada doña Silvia soy el subgerente 01 de una socieda y subgerente 02 de una otra. Tengo firma digital mpero no logro engresar en las sociedades indicata. La resoluciòn de Hacienda dice que los rapresentantes legales para las SRL son GERENTE y SUBGERENTE… entonce porqué no mi permite como SUBGERENTE 01 sino 02?

    Responder
  4. Dennis León Chinchilla • 14 septiembre, 2019

    Buenas tardes. Doña Silvia, sabe si ya la Comisión de Aranceles definió algo sobre el costo???

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 16 septiembre, 2019

      Telefónicamente nos indicaron el viernes pasado que no existiendo un acto regulado en el Arancel de Honorarios que se asemeje a la labor que los notarios están realizando de «acreditar» poderes dentro de la plataforma Central Directo, la recomendación es que los notarios apliquen la TARIFA HORARIA regulada en el art.63 que copiamos a continuación:

      Artículo 63.- Retribución mediante pago de hora.
      El pago por horas en servicios notariales, será procedente cuando el acto, contrato o asesoría no se encuentren contemplados en el presente Arancel. También procederá el pago por horas cuando el Notario (a) deba realizar trámites o desplazamientos de carácter extraordinario. El pago mínimo por hora será de noventa mil setecientos cincuenta colones.

      Responder
  5. Erika • 12 septiembre, 2019

    Se sabe si finalmente la Comisión de Aranceles definió algo sobre el costo???

    Responder
  6. Erika • 11 septiembre, 2019

    Ojo lo que encontré en las preguntas y respuestas de hacienda sobre el tema del Poder. A mi juicio no veo por qué razón no pueda ser un poder otorgado en Asamblea, lo importante es que esté legalmente otorgado y protocolizado,
    ¿Puede otorgarse el poder especial mediante acta asamblea de socios o junta directiva en los libros legales de la sociedad y debidamente protocolizado por un notario público?

    Publicado el 16 mayo, 2019 Actualizado el 16 mayo, 2019

    Respuesta:

    Para la atención de las consultas que son competencia de la Dirección Nacional de Notariado, deberá dirigirse a ellos según las siguientes vías:

    -Vía telefónica al: 25275351 o 25275350
    -Vía correo electrónico: tramites@dnn.go.cr
    -Vía red social Facebook: DNNCR
    -Vía página web: http://www.dnn.go.cr

    Fuente: Dirección Nacional de Notariado.

    Responder
    • Mario Jiménez • 13 septiembre, 2019

      y si ese notario no tiene firma digital para acreditar el poder en Central Directo, puede el apoderado a su vez otro notario público acreditar el poder especial con su firma digital? para luego declarar

      Responder
  7. Ma. Gabriela Páez Vargas • 04 septiembre, 2019

    Más que un comentario es una consulta. Si en una sociedad la representación legal la ejerce el presidente y secretario con facultades de apoderados generalísimos pudiendo actuar separadamente, y el presidente falleció podrá el otro representante firmar la declaración sin necesidad de acudir ante un Notario pues no haría falta el nombramiento de un apoderado generalísimo pues así lo establecen los estatutos de constitución de la S.A.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 07 septiembre, 2019

      A pesar de que el secretario ya cuenta con facultades de apoderado generalísimo inscritas, para que pueda presentar la declaración en lugar del presidente, deberá recurrir a un Notario que acredite dentro de la plataforma esa condición de apoderado generalísimo. Tal parece que el sistema del Banco Central únicamente «visualiza» a los Presidentes de las Juntas Directivas en las sociedades anónimas, cualquier otro personero, a pesar de contar con facultades suficientes, requiere ser previamente acreditado por un Notario para lograr cumplir con la obligación.

      Responder

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