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Registro de Accionistas: apoderados especiales y apoderados generalísimos

Continuando con nuestro último comentario sobre este tema,  queremos profundizar hoy sobre la posibilidad de que otras personas, distintas de los representantes legales que según la norma están obligados a cumplir con la declaración al Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales,  en lo sucesivo conocido como RABF, puedan asumir esta importante tarea que iniciará el próximo mes de setiembre.

De acuerdo con el artículo 1 de la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, las personas obligadas a suministrar la información son las siguientes:

                                                   Sociedades anónimas:  Presidente

                                                   Sociedades de responsabilidad limitada:  Gerente y subgerente

                                                   Sociedades en nombre colectivo:  Administrador

                                                    Sociedades en comandita:  Gerente

                                                    Sucursales de sociedades extranjeras:  Apoderado generalísimo

                                                    Empresas individuales de responsabilidad limitada:  Gerente

                                                    Sociedades civiles:  Administradores

Ahora bien, en el artículo 3 de esta misma Resolución Conjunta se contempla la posibilidad de que otras personas sean autorizadas mediante poderes especiales para realizar la declaración.   La semana pasada, los colegas de la firma Grant Thornton nos pusieron al tanto de la existencia de una reciente resolución de la Dirección General de Tributación  DGT-891-2019 que amplía la posibilidad de cumplir con estas declaraciones también a los apoderados generalísimos que las sociedades puedan tener inscritos en el Registro de Personas Jurídicas.

«Procedemos a manifestar que en efecto el poder generalísimo es suficiente para interactuar con el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) y no requiere que le sea otorgado un poder especial, pero de previo deberá solicitar a un notario público que lo acredite, lo registre en el sistema y adjunte la documentación de respaldo que demuestre que dicho apoderado cuenta con las facultades suficientes para actuar en nombre del representante legal de la persona jurídica obligada a suministrar la información.  Lo anterior en apego de la Resolución Conjunta de Alcance General DGT-ICD-R-14-2019.»    (Tomado de la DGT-891-2019)

Se celebra esta nueva alternativa de permitirle también a los apoderados generalísimos la presentación de las declaraciones.  Lo que parece un poco extraño es que, tratándose de poderes que constan inscritos en el Registro Nacional,  se requiera igualmente de la intervención de un Notario Público que los acredite en forma previa al ingreso de esos apoderados a la plataforma.    Pensaríamos que si los sistemas Central Directo y el de Registro Nacional se encuentran interconectados,  la información de los apoderados generalísimos debería poderse corroborar en línea sin necesidad de una gestión notarial.

Suscriptores de Master Lex con mucho gusto podemos suministrarles el texto de la DGT indicada si nos lo solicitan al correo electrónico legal@masterlex.com

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A continuación, varios aspectos que se han discutido mucho en las últimas semanas sobre el nombramiento de apoderados para el cumplimiento del RAFB:

1.- Otorgamiento en escritura pública.  Algunos colegas consideran que cuando la Resolución establece que el poder especial tiene que ser otorgado en escritura pública,  únicamente podría entenderse cumplida tal formalidad cuando el representante legal comparece ante Notario Público a dar el mandato, y  de su puño y letra, suscribe el instrumento público respectivo.   Otros opinan que no se puede dar una interpretación tan restrictiva a la norma, debiendo admitirse la posibilidad de que la Asamblea de Accionistas otorgue el poder especial, siendo suficiente en estos casos con que dicho acuerdo sea debidamente protocolizado.

Transcribimos a continuación en su tener textual lo que se establece en la Resolución Conjunta sobre este tema:

«ARTÍCULO 3. Otras personas autorizadas a suministrar la información: Además del representante legal indicado en el artículo 1 de esta resolución, el suministro de información al Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales podrá hacerse mediante un único apoderado, que debe ser una persona física con facultades suficientes para el acto, lo que tendrá que acreditarse por medio de un notario público. En caso que se acredite mediante un poder especial, este debe ser otorgado en escritura pública.»

La sugerencia que algunos están acatando es que mientras no se aclare esta circunstancia por el Ministerio de Hacienda, conviene que  la Asamblea de Accionistas otorgue poderes generalísimos a fin de que puedan ser inscritos en el Registro de Personas Jurídicas y que sea  con vista en dicha inscripción que los Notarios acrediten al mandatario dentro del RABF.

2.- Vigencia de los poderes. Uno de lo datos que el sistema requiere que los Notarios indiquen al momento de acreditar a los apoderados dentro de la plataforma es si el poder otorgado tiene o no algún plazo de vigencia.  El tema es importante pues sabemos que esta nueva obligación de declarar los accionistas y beneficiarios finales será anual (durante el mes de abril cada año) en lo que se conoce como la Declaración Ordinaria, así como cada vez que se produzca la cesión de acciones o cuotas en un porcentaje que produzca que alguno de los propietarios iguale o supere el 15% del capital social (Declaración Extraordinaria).   Por lo tanto, de la vigencia del mandato dependerá si el apoderado podrá seguir presentando las declaraciones sin sujeción a un plazo o solo por algún tiempo.  Convendrá que las sociedades tengan muy presente esta situación pues al vencer el mandato, corresponderá al representante legal obligado por ley, asumir la función o bien proceder al nombramiento de  un nuevo apoderado.

3.- Notificación de cambios en la distribución accionaria:  Los apoderados así como los representantes legales deberán estar muy atentos a cesiones de acciones y cuotas que puedan producirse en las sociedades que representan, pues de acuerdo con el art. 13 de la Resolución Conjunta de Alcance General, los obligados contarán con quince días hábiles para ingresar a la plataforma a realizar la Declaración Extraorinaria de accionistas y Beneficiarios Finales  «… a partir de la fecha de la anotación en el libro oficial en el que se registren estos datos y se constate que alguno de los propietarios de las participaciones igualó o superó el quince por ciento del total de las participaciones de la clase que se registra, ya sean comunes, preferentes u otras.» 

Por lo tanto, deberán establecerse los mecanismos para la comunicación inmediata a estos obligados de dichos cambios accionarios pues podría requerirse de documentación que compruebe esas cesiones, pudiendo ser necesarios documentos otorgados en el extranjero que sean sometidos a procesos de certificación y apostillado para su validez plena en Costa Rica.

Importante recordar que la responsabilidad de cumplir con el RAFB será de la persona que de acuerdo con la Ley deba cumplir con esta obligación o  de los apoderados debidamente acreditados en la plataforma.

4. Cuando los socios son empresas extranjeras.  De suma importancia tomar en cuenta lo dispuesto en el art. 10 del Reglamento de Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, Decreto Ejecutivo No. 41040-H en tanto establece que cuando las personas jurídicas o estructuras jurídicas domiciliadas en Costa Rica pertenezcan a entidades jurídicas domiciliadas en el extranjero, el responsable del suministro de información deberá proveer al RTBF los datos sobre la propiedad de la totalidad de las participaciones de esas empresas, así como los poderes otorgados en Costa Rica para el desarrollo de la actividad.

En caso de que resulte resulte imposible identificar el beneficiario final de esas sociedades extranjeras, habiéndose agotado todos los medios para obtener la información, se presumirá que el beneficiario final es el administrador.   Adicionalmente, el responsable del suministro de la información de la persona jurídica nacional deberá declarar bajo la fe de juramento la imposibilidad de identificar la totalidad de las participaciones de la entidad jurídica domiciliada en el extranjero.

Sobre los requisitos específicos que deberá contener dicha declaración jurada ver art. 10 del Reglamento del RABF.  Muy importante considerar que la documentación que sustente dicha declaración deberá ser conservada en original por parte de los sujetos obligados en caso de ser requerida por la autoridad competente. Todo documento emitido en el extranjero deberá además presentarse debidamente consularizado o apostillado y con no más de sesenta días de autorizado.

5.- Cadenas de estructuras jurídicas: Otro tema importante que se enfatizó mucho en el Seminario impartido por los colegas de Grant Thornton fue la importancia de que los obligados a cumplir con la declaración de accionistas den seguimiento al cumplimiento de esta misma obligación por los respectivos representante legales o apoderados de  la totalidad de sociedades u otras estructuras jurídicas que puedan formar parte del mismo grupo empresarial.

Encontramos la siguiente definición en el Reglamento del RABF:

Cadena de estructuras jurídicas: Agrupación de personas jurídicas entre las cuales existen participaciones o acciones directas o indirectas.

Encontramos que el art. 7 del Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales dispone al respecto:

«En estricto apego a lo dispuesto en la Ley Para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, hasta tanto se complete la cadena de estructuras jurídicas relacionadas y se establezcan a los beneficiarios finales, se tendrá que ninguno de los sujetos obligados que componen la cadena ha cumplido con las obligaciones estipuladas en los artículos 5, 6 y 7 de dicha Ley.»

Y en el art. 21 de ese mismo reglamento se establece que serán considerados incumplidores los sujetos que:   «c) Mantengan dentro de su cadena de estructuras jurídicas sujetos obligados que no hayan realizado el suministro de información correspondiente al período vigente.»

Por lo anterior resulta todavía más importante y urgente que las sociedades, cuyos accionistas puedan ser otras personas jurídicas, sobre todo si se trata de personas jurídicas extranjeras, inicien de una vez la recopilación de los documentos necesarios para que el representante legal o bien, en su sustitución, los apoderados especiales o generalísimos,  puedan declarar bajo la fe de juramento quiénes son esos  propietarios o beneficiarios últimos de las acciones y cuotas de todas las empresas que integran las cadenas de estructuras jurídicas.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

10 de 32 Comentarios

  1. Paola Fernández • 22 noviembre, 2019

    En caso de que el Notario registre al Secretario que es apoderado generalísimo sin límite de suma actuando en forma individual, para que pueda hace la declaración; tiene previo que tener una certificación literal que da fe de esos poderes, ¿esa certificación tiene que ser protocolizada? o ¿puede ser la Literal Registral? porque según la guía pregunta: tomo, folio y número de escritura de la certficación.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 23 noviembre, 2019

      La certificación en la que conste el poder generalísimo del secretario no tiene que ser protocolizada, pero sí debe ser comprada necesariamente en el sistema http://www.rnpdigital.com pues la plataforma solicita indicar el número de consecutivo de la misma. Cuando el sistema solicita completar el TOMO, FOLIO Y NÚMERO DE ESCRITURA se refiere más bien al poder especial. Nos parece que quizás no está sabiendo ingresar a la sección correcta para realizar esta acreditación de poder generalísimo. Después de entrar a AUTORIZACIONES y cuando el sistema le pregunta TIPO DE DOCUMENTO QUE RESPALDA LA AUTORIZACIÓN debe elegir la primera opción denominada: CERTIFICACION LITERAL DE FACULTADES. Verá que si ingresa a ese rubro, lo que el programa le pide es indicar el NUMERO DE CONSECUTIVO de la certificación literal comprada en http://www.rnpdigital.com

      Responder
  2. Carolina Kierszenson • 25 octubre, 2019

    Buenos días: en caso de que el presidente de una S.A. haya otorgado un poder generalísimo a otra persona (apoderado) para todos sus asuntos, puede utilizarse ese poder como válido para autorizar al apoderado en la plataforma? Gracias

    Responder
  3. Manuel Naranjo • 27 septiembre, 2019

    La duda que me surge es, si un un miembro de la Junta Directiva, diferente al presidente, que de acuerdo a la cláusula de administración, tiene facultades de Apoderado Generalísimo, puede otorgar el poder especial para realizar la declaración de RTBF.
    Es decir por ejemplo si el Secretario tiene facultades de Apoderado Generalísimo, y la facultad de otorgar poderes, podría otorgar poder especial para presentar la declaración, o si por el contrario, solo puede el Presidente.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 septiembre, 2019

      Cualquier miembros de la Junta Directiva que tenga facultades de apoderado generalísimo y tenga también la facultad para sustituir u otorgar poderes, podrá constituir ese mandato especial a favor de un tercero (que cuente con firma digital) a fin de que pueda cumplir con la presentación de la declaración de accionistas en la plataforma Central Directo. No es requisito que obligatoriamente deba otorgar ese poder el PRESIDENTE o el GERENTE en las sociedades de responsabilidad limitada.

      Responder
  4. CESAR JIMENEZ FAJARDO • 26 septiembre, 2019

    Corrijo 31 de Enero del 2020, un dedazo.

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  5. CESAR JIMENEZ FAJARDO • 26 septiembre, 2019

    Me hicieron un comentario y quiero ver si estaos en lo correcto, se dice que cada mes hay que presentar las declaraciones como se indice en la resolución Final, sino se hace en ese tiempo hay multas, creo. Pero el Transitorio 1 del artículo 18 establece que para aplicar las sanciones del 84 bis del Codigo de normas y P Tributarios, se tendrán por posibles incumplidores los sujetos obligados que al 31 de Enero del 2010 no hayan realizado la respectiva declaración. Entonces aunque se nos venza el plazo, tenemos hasta el 31 de Enero del 2020 para cumplir. Que me dicen sobre esto?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 septiembre, 2019

      Efectivamente lo que Hacienda está aclarando y ha salido publicado en varios medios de comunicación es que las multas pecuniarias por incumplimiento de la declaración de accionistas solamente podrían aplicarse a aquéllos que no hayan la hayan presentado a más tardar el 31 de enero de 2020. De todas maneras, como paso previo a la aplicación de la multa, tendría que exitir de parte de Hacienda un apercibimiento a la sociedad para que un plazo de tres días cumpla con la obligación.

      Responder
  6. Israel Amador Tenorio • 25 septiembre, 2019

    Donde encuentro el formulario para inscribir a los accionistas

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 septiembre, 2019

      El formulario consiste en un plantilla electrónica que la persona responsable de presentar la declaración de accionistas, debe completar en línea dentro de la plataforma Central Directo.

      Responder

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