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A pocos días del inicio del Registro de Accionistas

Con toda la confusión y dudas generadas por la reforma fiscal que entró en vigencia en julio pasado,  muchos han olvidado que a partir del próximo 1 de setiembre iniciará la obligación de cumplir con el Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales, cuyo incumplimiento podría conllevar multas  de ¢1,338,000 hasta ¢44,600,000, aparte de otras sanciones no pecuniarias.

Tanto las sociedades activas como las inactivas con cédulas jurídicas terminadas en cero y en 1 contarán con el mes de setiembre para presentar en la plataforma Central Directo del BCCR, su declaración de accionistas y beneficiarios finales.   En octubre, lo harán las sociedades terminadas  en 2 y 3,  y así sucesivamente, concluyendo en enero del 2020 con las que terminan en 8 y 9.    Y casi de inmediato,  durante el mes de abril del 2020,   deberán nuevamente presentar su declaración de accionistas- ahora sí-  todas las sociedades sin importar su número de cédula jurídica,  en lo que se conoce como  DECLARACIÓN ORDINARIA, la cual deberá  seguirse realizando todos los años durante el mes de abril.

Por su parte, cuando alguno de los propietarios iguale o supere el 15% del total de las participaciones societarias mediante la compra o adquisición gratuita de acciones o cuotas, ya sean comunes, preferentes u otras, contarán con quince días hábiles para reportarlo al Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales.    Esa es la DECLARACIÓN EXTRAORDINARIA.

La semana pasada, la firma Grant Thornton impartió un Seminario sobre este tema a un concurrido auditorio en el Colegio de Abogados. Nos recordaron a todos los presentes que el cumplimiento de esta nueva obligación conlleva ciertos cuidados y requisitos que ya se deberían estar tomando en consideración pues algunos podrían requerir de algún tiempo para su formallización.  Nos permitimos el siguiente resumen:

1.- Firma digital:   Deberán contar necesariamente con firma digital los representantes legales designados en forma expresa para  cumplir con esta obligación en la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Final que en abril del presente año emitieron la DGT y el ICD.

2.- Nombramiento de apoderados y acreditación en el sistema Central Directo:  En caso de que dichos representantes legales, por ejemplo el Presidente en las sociedades anónimas y el Gerente o subgerente en las sociedades de responsabilidad limitada,  no puedan cumplir con esta obligación, podrán hacerlo otros apoderados – sean especiales o generalísimos distintos a los que indica la ley-que sean acreditados previamente en la plataforma Central Directo por un Notario Público, quienes deberán contar – evidentemente- con certificado de firma digital.

Es importante tomar en cuenta que si los representantes llamados a cumplir con la declaración de accionistas se encuentran fuera del país, lo cual sucede con bastante frecuencia en aquellas sociedades pertenecientes a extranjeros, y si dichos representantes no cuentan con firma digital, deberán concurrir ante un cónsul costarricense o bien ante un Notario que viaje a ese efecto, para que otorguen el mandato respectivo a favor de un tercero que pueda cumplir con la declaración de accionistas en el momento oportuno.    Igualmente algunos colegas sostienen la posibilidad de que el poder sea otorgado mediante Asamblea de Accionistas o de Socios, a través de cartas poder o mediante la celebración virtual de Asambleas que hace unos meses fuera autorizada y que tendría que contemplarse expresamente en el pacto constitutivo de la sociedad.   En este segundo caso,  nos indicó el Lic. German Serrano que convendría elevar la consulta al Ministerio de Hacienda a fin de confirmar que efectivamente este otorgamiento de poder especial “vía protocolización de acta de Asamblea de Accionistas y Socios” sea aceptada toda vez que la norma lo que dispone es el otorgamiento de poder en escritura pública.   Hasta tanto dicha circunstancia no esté aclarada,  don German recomendó que los poderes que se otorguen de esta manera sean más bien de naturaleza generalísima a fin de que puedan ser inscritos en el Registro de Personas Jurídicas y que sea entonces con vista en dicha inscripción que los Notarios acrediten a ese mandatario dentro de la plataforma Central Directivo para cumplir con la declaración de accionistas y beneficiarios finales.

2.-  Libros de Registro de Accionistas o de Socios:  Es muy importante verificar con suficiente anticipación que las sociedades tengan a mano sus libros legales, especialmente el de Registro de Accionistas o de Socios, con asientos debidamente llenos, firmados por las personas llamadas a hacerlo y en los que aparezca además la fecha de cesión de las acciones o cuotas, pues son datos que serán exigidos al momento de presentar la declaración respectiva.

3.- Correo electrónico de revisión frecuente:   El sistema exigirá al responsable de presentar la declaración de accionistas y beneficiarios finales,  que indique un correo electrónico al cual enviará de forma automática el acuse de recibo.  En caso de no obtenerse el acuse de recibo durante el día en que suministró la información, deberá considerarse como no presentada y procederse de nuevo a su presentación.  Por este motivo es muy importante que la dirección de correo electrónico que se suministre en la plataforma exista y sea de consulta fácil y frecuente por el responsable.   Sugerían en el Seminario de Grant Thornton crear “buzones” es decir direcciones de email que no llegan a una sola persona, sino a varias, de manera que pueda existir un mayor control de estas notificaciones tan relevantes.

4.- Persona jurídica extranjera: En caso de que las acciones o cuotas pertenezcan a personas jurídicas extranjeras deberá suministrarse no solo el resumen de la composición del capital social sino el detalle individualizado por participante de dicha persona jurídica extranjera hasta llegar a los beneficiarios finales.   Conviene por lo tanto que con suficiente anticipación se soliciten a las Autoridades extranjeras correspondientes,  los documentos que comprueben fehacientemente esa propiedad accionaria y que cuenten con el apostillado para su validez en el país así como la  traducción al español en caso de ser otorgados en idioma extranjero.

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Continuaremos en un próximo comentario esta semana con otros temas relevantes sobre esta obligacion del Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales:  apoderados especiales, módulo notarial para su acreditación, etc.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

16 de 30 Comentarios

  1. meylin quiros • 14 Agosto, 2019

    Buenos dìas Licenciada: En dìas pasados se hablò y asì se establece en el artìculo cuatro de la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, que todos los declarantes deben de pre inscribirse en la plataforma central directo acudiendo ante notario pùblico para ello. Porque he escuchado a otros colegas que indican que no es necesario. En este artìculo se menciona solo a los “autorizados” por los apoderados. Què le parece a usted? Gracias de antemano por su gentil colaboraciòn.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 14 Agosto, 2019

      El art. 4 de la Resolución Conjunta dispone lo siguiente: “ARTÍCULO 4. Registro en el portal Central Directo: Para cumplir con las obligaciones del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, el representante legal o apoderado de cada persona jurídica, debe realizar el proceso de suscripción de la persona jurídica dispuesto para este registro en el sitio web Central Directo del Banco Central de Costa Rica: https://www.centraldirecto.fi.cr.

      Para este pre-registro no se requiere de la intervención de un notario. El representante legal utilizando su firma digital lo puede realizar perfectamente a partir de este momento, o también puede esperar al mes en el que corresponda presentar la Declaración de Accionistas para hacerlo como un primer paso antes de cumplir con la declaración. La actuación notarial únicamente es necesario cuando el representante legal llamado a cumplir con esta obligación no pueda hacerlo, debiendo nombrarse a un apoderado que lo haga en su nombre.

      Responder
  2. Andrea Ovares • 13 Agosto, 2019

    El artículo 3 del Reglamento del registro de transparencia y beneficiarios finales, N° 41040 -H establece en el artículo 3, De los sujetos obligados y el suministro de información lo siguiente:

    Artículo 3.-Sujetos obligados al suministro de información. Están obligados a presentar la información establecida en el Capítulo II de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas domiciliadas en el país, los administradores de recursos de terceros a favor de sus clientes, las organizaciones sin fines de lucro y los fideicomisos privados, incluyendo los fideicomisos extranjeros que realizan actividades en Costa Rica.

    PREGUNTA:

    Las sociedades costarricenses domiciliadas en el extranjero SIN SUCURSALES, DOMICILIO REGISTRADO en el país o ESTABLECIMIENTO PERMANENET, por ej, una holding que nuca ha tenido actividad aquí, deben cumplir con la declaración de accionistas o no? Esto porque la ley expresamente indica que están obligados a presentar la información establecida en el Capítulo II de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas domiciliadas en el país.

    Se recuerda que cuando una sociedad costarricense hace un traslado de sede o domicilio no está domiciliada en el país pero aún conserva su cédula jurídica inscrita en el Registro Nacional.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 13 Agosto, 2019

      Sociedades que no están domiciliadas en Costa Rica no deben cumplir con la declaración de accionistas. Se mencionó en el Seminario que las sociedades costarricenses que trasladan su sede fuera del país efectivamente no les alcanza esta nueva obligación. Es cierto que siguen apareciendo en el Registro Nacional las cédulas jurídicas de estas personas jurídicas no domiciliadas. Pensaríamos que el sistema del BCCR tendría que lograr discriminarlas a fin de que no aparezcan luego como incumplidoras de la obligación.

      Responder
      • Luis Alberto Arias • 14 Agosto, 2019

        Doña Silvia, si “trasladamos” la sede de una sociedad inscrita en el Registro de Personas jurídicas, a una nueva sede en el extranjera, en virtud de que la misma ya no tiene actividades en nuestro país, ese traslado de “sede” debería de hacerse mediante una reforma a la cláusula del domicilio social. Mi pregunta sería si el Registro Publico inscribiría tal modificación, en virtud de que el artículo 18, inciso 10 del Código de Comercio, exige categóricamente que el domicilio sea dentro del territorio nacional Cómo se haría en este caso el cambio de “sede”

        Responder
        • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 14 Agosto, 2019

          Estimado don Luis Alberto,- Sobre su atenta consulta nos parece muy clara la siguiente Calificación Formal de una solicitud de cambio de sede que en el 2006 tramitó un colega ante el REgistro de Personas Jurídicas. Se describen los pasos a seguir para ello.


          CALIFICACION DOCUMENTO TOMO 565 ASIENTO 12782

          Defecto: Ajustarse al artículo 18 inciso 10) del Código de Comercio.

          Publicación art. 19 C. Comercio

          Mediante escritura otorgada en San José, a las 12:00 horas del 17 de febrero último, el Notario Marvin Céspedes Méndez protocoliza acta de Asamblea General Ordinaria y Extraordinaria de accionistas de la entidad NALANDA SOCIEDAD ANÓNIMA, por la que se reforma la cláusula del domiclio, según testimonio presentado a este Registro, a las 11:55 horas del 20 del mismo mes y año, bajo el asiento 12782 del tomo 565 del Diario.

          La Registradora a quien correspondió su calificación consignó los defectos indicados, por considerar que la sociedad inscrita debe tener un domicilio en el territorio costarricense, criterio que es avalado por el Coordinador del Departamento.

          El Notario autorizante del documento de citas difiere del criterio registral, considerando que “el defecto consignado no tiene asidero legal ni ninguna validez …”.

          Efectivamente lleva razón el señor Notario, aunque no por el fundamento jurídico que cita, ya que la posibilidad de trasladar el domicilio social al extranjero se encuentra contemplada en el artículo 32 bis del Código de Comercio, que dice en lo que interesa:

          “Los socios disidentes de los acuerdos de prórroga del plazo social, traslado del domicilio social al extranjero y tranformación y fusión que generen un aumento de su responsabilidad, tienen derecho a retirarse de la sociedad y a obtener el reembolso de sus acciones, …” (El resaltado es propio)

          Si bien no cuenta nuestro Código de Comercio con normas expresas que regulen el cambio del domicilio de una sociedad al extranjero, en razón de lo intrascendente para nuestros efectos, la norma parcialmente transcrita sí contempla esa posibilidad, la cual nos indica claramente que es posible ese traslado y, en respeto de la autonomía de la voluntad, tampoco puede negarse esta posibilidad, pretendiendo obligar a la entidad a que tenga un domicilio en el territorio costarricense, cuando su intención es ubicarse fuera de nuestro territorio.

          En el presente asunto estamos ante una manifestación de voluntad en el ámbito del derecho privado y, conforme el artículo 1 de la Ley Sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público, No. 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas, nuestro objetivo es inscribir los documentos que se presentan para esos efectos, en la medida en que sean inscribibles, como es el caso que nos ocupa, ya que la reforma a la cláusula del domicilio, como cualquier otra que tenga asidero legal, debe publicitarse, generando esta reforma un cambio de estado de la sociedad, como consecuencia de su traslado al extranjero.

          En el mismo sentido, dado que ese traslado al extranjero del domicilio social implica una reforma a una cláusula estatutaria, necesariamente deberá publicarse un extracto de esa reforma en el Diario Oficial La Gaceta, no bastando en este caso específico la razón de su envío a publicar, ya que esa publicación deberá realizarse de previo a la inscripción del documento en estudio, con fundamento en el artículo 19 del Código de Comercio, en concordancia con el contenido de la Circular No. 014-98 de 11 de julio de 1998, por la que la Dirección de este Registro dijo, en el párrafo sexto:

          “En relación con los documentos de disolución, fusión, transformación o traslado de sede social al extranjero de sociedades (sic), así como de disminución de capital social, en virtud de la trascendencia jurídica de los mismos, y a efecto de evitar posibles perjuicios patrimoniales a los particulares que mantienen relaciones jurídicas con la respectiva entidad, necesariamente ha de realizarse la publicación del respectivo edicto como acto previo a la inscripción, debiendo el Notario dar fe de tal circunstancia con indicación de la fecha en que la misma se realiza en el periódico oficial La Gaceta.” (El resaltado en negrilla corresponde al original; el subrayado es propio)

          Así las cosas, conforme lo expuesto, SE REVOCA el defecto consignado con fundamento en el artículo 18 inciso 10) del Código de Comercio y SE CONFIRMA el de publicación previa a la inscripción conforme el artículo 19 del Código de Comercio y circular No. 014-98. Curridabat, 17 de mayo de 2006. LICENCIADA GRACE LU SCOTT LOBO. SUBDIRECTORA. REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS.

          Responder
  3. Maria Cecilia Vullalobos Conejo • 13 Agosto, 2019

    A que llamamos beneficiarios finales, para este caso.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 13 Agosto, 2019

      La siguiente es la definición que aparece en el art. 2 del Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, Decreto Ejecutivo 41040-H:

      Beneficiario final o efectivo: Persona física que ejerce una influencia sustantiva o control efectivo final, directo o indirecto sobre las personas jurídicas o estructuras jurídicas que tenga una participación sustantiva o que tenga el derecho de designar o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión, o que posea la condición de supervisión en virtud de sus estatutos o ejerza un control mediante una cadena de estructuras jurídicas o a través de otros medios de control que no son un control directo, es decir, ejercen el control efectivo final sobre una persona jurídica, estructura jurídica o cadena de estructuras jurídicas.

      Responder
  4. Viviana Villalobos • 13 Agosto, 2019

    Dudas. Si el presidente de una sociedad no tiene firma digital. Pero el secretario que también es apoderado Generalísimo sin límites de suma tiene firma digital El puede hacer el trámite con su firma digital aunque no sea el presidente?. Se necesita algún programa especial para el hacer el trámite?. Yo desde mi computadora con la firma digital de otras personas puedo hacerles el trámite a ellos en sus sociedades. Gracias

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 13 Agosto, 2019

      Estimada doña Viviana, se produjo recientemente una resolución de la Dirección General de Tributación autorizando que apoderados generalísimos de la sociedad, distintos del representante legal llamado por ley a cumplir con esta obligación, puedan presentar la declaración de accionistas, pero debiendo ser acreditados – previamente – por un Notario Público con vista en una certificación literal del Registro de Personas Jurídicas en la que conste ese poder generalísimo. Vamos a publicar mañana en este blog un comentario sobre esta alternativa.

      Responder
  5. Laura Alcázar • 13 Agosto, 2019

    Muchas gracias por la información, por favor aclararme si se deben aportar copias del libro de Registro de Socios Accionistas/Cuotistasn en la plataforma. Gracias,

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 13 Agosto, 2019

      En la plataforma no será necesario al momento de realizar la declaración de accionistas y beneficiarios finales aportar copias de los documentos que sustenten la información suministrada. Sin embargo, conviene que el representante legal o la persona que en lugar de él, brinde la declaración que conserve dichos documentos pues los datos declarados tendrán para todos los efectos legales carácter de declaración jurada, pudiendo serle imputada la responsabilidad incluso de tipo penal que conlleva una falsa declaración.

      Responder
  6. LARY ESCALANTE FLORES • 13 Agosto, 2019

    Muchas gracias por la información, tengo la siguiente consulta, en aquellos casos de sociedades cuyo capital social es propiedad de una sociedad extranjera y dicha sociedad coloca sus acciones en bolsa, por lo que es imposible determinar los beneficiarios finales físicos, que documentos se deberán aportar.
    Muchas gracias.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 13 Agosto, 2019

      De acuerdo con lo dispuesto en la Resolución Conjunta de Alcance General, art. 12, inciso b), si la sociedad cotiza sus acciones en mercados de valores: ” En caso que sea en el mercado de valores nacional la información será verificada por el sistema por medio de una consulta en tiempo real a la Superintendencia General de Valores. En caso que sea en un mercado de valores extranjero debe adjuntar la documentación probatoria emitida por la autoridad competente debidamente apostillada o con la certificación consular respectiva.

      Responder
  7. fernan pacheco • 13 Agosto, 2019

    Me parece poco práctico, engorroso y hasta diría absurdo, que el reporte se debe hacer todos los años. Lo lógico es que se haga una primera vez y de ahí solo se debe reportar cada vez que haya un cambio en la composición accionaria. Después de todo es un registro y uno de los principios básicos es que la información se debe tener por cierta hasta que ingrese un documento que la modifique. Es como que tuviéramos que informar todos los años al Registro Inmobiliario que seguimos siendo dueños de una propiedad. Ojalá se promueva un cambio a nivel legislativo en este sentido, de los contrario, correrá mucha sangre con este tema de las multas millonarias.

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    • Carlos Cartín Feoli • 13 Agosto, 2019

      Acertadísimo. La naturaleza de ser un “registro” se cae, se desvirtúa. Esa debe de ser la función de la declaración extraordinaria, y con base en ella, se actualiza el registro. Punto. ¿Por qué ir más alla?

      Tema adicional: cuando se trata de personas jurídicas extranjeras, se solicita no solamente los “datos” sobre la propiedad de la totalidad de las participaciones hasta identificar a los beneficiarios
      finales, sino también, los “poderes otorgados en Costa Rica para el desarrollo de la actividad.” De nuevo, ¿por qué ir más allá?

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