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A pocos días del inicio del Registro de Accionistas

Con toda la confusión y dudas generadas por la reforma fiscal que entró en vigencia en julio pasado,  muchos han olvidado que a partir del próximo 1 de setiembre iniciará la obligación de cumplir con el Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales, cuyo incumplimiento podría conllevar multas  de ¢1,338,000 hasta ¢44,600,000, aparte de otras sanciones no pecuniarias.

Tanto las sociedades activas como las inactivas con cédulas jurídicas terminadas en cero y en 1 contarán con el mes de setiembre para presentar en la plataforma Central Directo del BCCR, su declaración de accionistas y beneficiarios finales.   En octubre, lo harán las sociedades terminadas  en 2 y 3,  y así sucesivamente, concluyendo en enero del 2020 con las que terminan en 8 y 9.    Y casi de inmediato,  durante el mes de abril del 2020,   deberán nuevamente presentar su declaración de accionistas- ahora sí-  todas las sociedades sin importar su número de cédula jurídica,  en lo que se conoce como  DECLARACIÓN ORDINARIA, la cual deberá  seguirse realizando todos los años durante el mes de abril.

Por su parte, cuando alguno de los propietarios iguale o supere el 15% del total de las participaciones societarias mediante la compra o adquisición gratuita de acciones o cuotas, ya sean comunes, preferentes u otras, contarán con quince días hábiles para reportarlo al Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales.    Esa es la DECLARACIÓN EXTRAORDINARIA.

La semana pasada, la firma Grant Thornton impartió un Seminario sobre este tema a un concurrido auditorio en el Colegio de Abogados. Nos recordaron a todos los presentes que el cumplimiento de esta nueva obligación conlleva ciertos cuidados y requisitos que ya se deberían estar tomando en consideración pues algunos podrían requerir de algún tiempo para su formallización.  Nos permitimos el siguiente resumen:

1.- Firma digital:   Deberán contar necesariamente con firma digital los representantes legales designados en forma expresa para  cumplir con esta obligación en la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Final que en abril del presente año emitieron la DGT y el ICD.

2.- Nombramiento de apoderados y acreditación en el sistema Central Directo:  En caso de que dichos representantes legales, por ejemplo el Presidente en las sociedades anónimas y el Gerente o subgerente en las sociedades de responsabilidad limitada,  no puedan cumplir con esta obligación, podrán hacerlo otros apoderados – sean especiales o generalísimos distintos a los que indica la ley-que sean acreditados previamente en la plataforma Central Directo por un Notario Público, quienes deberán contar – evidentemente- con certificado de firma digital.

Es importante tomar en cuenta que si los representantes llamados a cumplir con la declaración de accionistas se encuentran fuera del país, lo cual sucede con bastante frecuencia en aquellas sociedades pertenecientes a extranjeros, y si dichos representantes no cuentan con firma digital, deberán concurrir ante un cónsul costarricense o bien ante un Notario que viaje a ese efecto, para que otorguen el mandato respectivo a favor de un tercero que pueda cumplir con la declaración de accionistas en el momento oportuno.    Igualmente algunos colegas sostienen la posibilidad de que el poder sea otorgado mediante Asamblea de Accionistas o de Socios, a través de cartas poder o mediante la celebración virtual de Asambleas que hace unos meses fuera autorizada y que tendría que contemplarse expresamente en el pacto constitutivo de la sociedad.   En este segundo caso,  nos indicó el Lic. German Serrano que convendría elevar la consulta al Ministerio de Hacienda a fin de confirmar que efectivamente este otorgamiento de poder especial «vía protocolización de acta de Asamblea de Accionistas y Socios» sea aceptada toda vez que la norma lo que dispone es el otorgamiento de poder en escritura pública.   Hasta tanto dicha circunstancia no esté aclarada,  don German recomendó que los poderes que se otorguen de esta manera sean más bien de naturaleza generalísima a fin de que puedan ser inscritos en el Registro de Personas Jurídicas y que sea entonces con vista en dicha inscripción que los Notarios acrediten a ese mandatario dentro de la plataforma Central Directivo para cumplir con la declaración de accionistas y beneficiarios finales.

2.-  Libros de Registro de Accionistas o de Socios:  Es muy importante verificar con suficiente anticipación que las sociedades tengan a mano sus libros legales, especialmente el de Registro de Accionistas o de Socios, con asientos debidamente llenos, firmados por las personas llamadas a hacerlo y en los que aparezca además la fecha de cesión de las acciones o cuotas, pues son datos que serán exigidos al momento de presentar la declaración respectiva.

3.- Correo electrónico de revisión frecuente:   El sistema exigirá al responsable de presentar la declaración de accionistas y beneficiarios finales,  que indique un correo electrónico al cual enviará de forma automática el acuse de recibo.  En caso de no obtenerse el acuse de recibo durante el día en que suministró la información, deberá considerarse como no presentada y procederse de nuevo a su presentación.  Por este motivo es muy importante que la dirección de correo electrónico que se suministre en la plataforma exista y sea de consulta fácil y frecuente por el responsable.   Sugerían en el Seminario de Grant Thornton crear «buzones» es decir direcciones de email que no llegan a una sola persona, sino a varias, de manera que pueda existir un mayor control de estas notificaciones tan relevantes.

4.- Persona jurídica extranjera: En caso de que las acciones o cuotas pertenezcan a personas jurídicas extranjeras deberá suministrarse no solo el resumen de la composición del capital social sino el detalle individualizado por participante de dicha persona jurídica extranjera hasta llegar a los beneficiarios finales.   Conviene por lo tanto que con suficiente anticipación se soliciten a las Autoridades extranjeras correspondientes,  los documentos que comprueben fehacientemente esa propiedad accionaria y que cuenten con el apostillado para su validez en el país así como la  traducción al español en caso de ser otorgados en idioma extranjero.

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Continuaremos en un próximo comentario esta semana con otros temas relevantes sobre esta obligacion del Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales:  apoderados especiales, módulo notarial para su acreditación, etc.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

11 de 100 Comentarios

  1. Lucía Hernández • 21 agosto, 2019

    Buenos días.
    Consulta. Hay un condominio de 50 lotes, de los cuales 10 lotes pertenecen a una sola persona, es decir, 20% de propiedad.
    Este condominio debe presentar el registro de accionistas? O por su naturaleza, no lo requiere?

    Muchas gracias,

    Responder
  2. Stephanie Sol • 21 agosto, 2019

    Buen día, tenemos una sociedad anónima que se inscribió y nunca se sacaron los libros, la sociedad está inactiva pues es solo para resguardar un bien, uno de los accionistas que poseía 1 acción está fallecido. Pregunta : De debe solicitar o inscribir los libros? Y que sucede con la acción de la persona fallecida? Gracias por su tiempo.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 21 agosto, 2019

      Efectivamente va a ser necesario que soliciten la legalización de esos libros. Para ello es suficiente con que presenten al Registro Nacional la respectiva solicitud de legalización de libros firmada por el representante legal. Puede ser incluso que cuando la sociedad se constituyó, se le asignara de una vez, el respectivo número de legalización de libros, lo cual puede verificar en la plataforma CREAREMPRESA. En cuanto a la acción de esa persona fallecida, deberán iniciar un proceso sucesorio a fin de determinar quiénes serían los herederos y poderla adjudicar a ellos.

      Responder
  3. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZ • 20 agosto, 2019

    Buenas tardes doña Silvia. Muy agradecida como siempre con su encomiable labor, PREGUNTO: Puedo yo desde mi computador con la firma digital del representante legal de una sociedad hacer el procedimiento, esto por cuanto a veces se les dificulta. OTRA PREGUNTA: hay una guia como hacer la declaración.- Gracias

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 21 agosto, 2019

      El Notario podrá perfectamente acompañar al representante legal al momento de ingresar a la plataforma en setiembre cuando se encuentre habilitada la funcionalidad para la presentación de las declaraciones de accionistas. No recomendaríamos que sea el Notario quien manipule directamente el certificado de firma digital. Sobre la guía para realizar dicha declaración, todavía no existe una publicada en el sitio Central Directo. Puede darse una idea sobre la información que será solicita en el Anexo 1 de la Resolución conjunta de Alcance General que emitió el Ministerio de Hacienda y el Instituto Costarricense sobre Drogas.

      Responder
  4. Didania Montero Avalos • 16 agosto, 2019

    Antes de iniciar mi consulta considero que existe demasiado desconocimiento de la materia mercantil en relación a las sociedades de manera abismal. Ahora bien, respecto a éste punto indicado en la publicación: En este segundo caso nos indicó el Lic. German Serrano que convendría elevar la consulta al Ministerio de Hacienda a fin de confirmar que efectivamente este otorgamiento de poder especial “vía protocolización de acta de Asamblea de Accionistas y Socios” sea aceptada toda vez que la norma lo que dispone es el otorgamiento de poder en escritura pública, mi consulta es la siguiente: Porque no habría de tener el mismo valor el otorgamiento de un poder mediante asamblea, si existe la protocolización del acta que queda en el protocolo??? Así, actualmente, se realizan cantidades de compraventas de inmuebles, dónde los accionistas mismos que en muchos casos son el presidente o gerentes de las sociedades y dueños del capital social firman una carta poder (posibilidad existente en el Código de Comercio), posteriormente se realiza el acta, se otorga el poder y luego se comisiona a un Notario Público para que protocolice dicha acta. El Registro Nacional acepta esa modalidad, y no hay defecto alguno. No entendería el porqué no se podría valorar esa opción para los extranjeros que definitivamente no van a venir al país. Aparte de lo anterior, en el momento que se habló del Registro de Accionistas se indicó que se haría una única vez, y que solamente se volvería a realizar una vez que existieran cambios en la distribución de cuotas o acciones.
    Considero que los redactores de ésta tramitología no entienden o han comprendido que existen muchos vacíos legales en lo que están realizando.

    Responder
  5. Andrés Sanabria • 16 agosto, 2019

    Les adjunto la información oficial por parte de la Dirección General de Tributación, de lectura obligatoria en caso de tener que cumplir con este deber formal: https://www.hacienda.go.cr/noticias/14992-registro-de-accionistas-iniciara-en-setiembre

    Responder
  6. Plenitud Notarial • 15 agosto, 2019

    Sin duda poco a poco crecerá la repercusión que en el anonimato y perversión fiscal han facilitado las estructuras jurídicas. Solo es cuestión de tiempo para que con esta plataforma se cruce información con otras plataformas informáticas, CCSS por ejemplo, y se revelen realidades jurídicas y perversidades inimaginables, por ejemplo, la gran cantidad de funcionarios públicos a quienes se les paga exclusividad, dedicación exclusiva y otros beneficios, y además por medio de estructuras jurídicas brindan y ofrecen bienes y servicios que no podrían hacerlo en persona con sus nombres por la prohibición que tienen.

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  7. Jonathan García • 14 agosto, 2019

    Buenos días. Una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, no tiene libro de accionistas, no hay capital accionario, por lo tanto, ¿este tipo de empresa también debe registrarse en la plataforma Central Directo del BCCR? Gracias.

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    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 14 agosto, 2019

      En la Resolución Conjunta de Alcance General se establece efectivamente que las EMPRESAS INDIVIDUALES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA deberán cumplir con la presentación de la declaración, al igual que las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, Sociedades en comandita, en Nombre Colectivo, etc. Se señala que corresponde en ese caso al GERENTE cumplir con la obligación. Será hasta que entre en funcionamiento la plataforma que podremos determinar cuáles datos van a solicitarle a este representante legal proporcionar en el caso de la Empresas Individuales de Resposnabilidad Limitada. Como usted bien lo señala, no podrán requerir ni el monto de capital social, ni la distribución accionaria pues es información que no corresponde a este tipo de personas jurídicas.

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