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A pocos días del inicio del Registro de Accionistas

Con toda la confusión y dudas generadas por la reforma fiscal que entró en vigencia en julio pasado,  muchos han olvidado que a partir del próximo 1 de setiembre iniciará la obligación de cumplir con el Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales, cuyo incumplimiento podría conllevar multas  de ¢1,338,000 hasta ¢44,600,000, aparte de otras sanciones no pecuniarias.

Tanto las sociedades activas como las inactivas con cédulas jurídicas terminadas en cero y en 1 contarán con el mes de setiembre para presentar en la plataforma Central Directo del BCCR, su declaración de accionistas y beneficiarios finales.   En octubre, lo harán las sociedades terminadas  en 2 y 3,  y así sucesivamente, concluyendo en enero del 2020 con las que terminan en 8 y 9.    Y casi de inmediato,  durante el mes de abril del 2020,   deberán nuevamente presentar su declaración de accionistas- ahora sí-  todas las sociedades sin importar su número de cédula jurídica,  en lo que se conoce como  DECLARACIÓN ORDINARIA, la cual deberá  seguirse realizando todos los años durante el mes de abril.

Por su parte, cuando alguno de los propietarios iguale o supere el 15% del total de las participaciones societarias mediante la compra o adquisición gratuita de acciones o cuotas, ya sean comunes, preferentes u otras, contarán con quince días hábiles para reportarlo al Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales.    Esa es la DECLARACIÓN EXTRAORDINARIA.

La semana pasada, la firma Grant Thornton impartió un Seminario sobre este tema a un concurrido auditorio en el Colegio de Abogados. Nos recordaron a todos los presentes que el cumplimiento de esta nueva obligación conlleva ciertos cuidados y requisitos que ya se deberían estar tomando en consideración pues algunos podrían requerir de algún tiempo para su formallización.  Nos permitimos el siguiente resumen:

1.- Firma digital:   Deberán contar necesariamente con firma digital los representantes legales designados en forma expresa para  cumplir con esta obligación en la Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Final que en abril del presente año emitieron la DGT y el ICD.

2.- Nombramiento de apoderados y acreditación en el sistema Central Directo:  En caso de que dichos representantes legales, por ejemplo el Presidente en las sociedades anónimas y el Gerente o subgerente en las sociedades de responsabilidad limitada,  no puedan cumplir con esta obligación, podrán hacerlo otros apoderados – sean especiales o generalísimos distintos a los que indica la ley-que sean acreditados previamente en la plataforma Central Directo por un Notario Público, quienes deberán contar – evidentemente- con certificado de firma digital.

Es importante tomar en cuenta que si los representantes llamados a cumplir con la declaración de accionistas se encuentran fuera del país, lo cual sucede con bastante frecuencia en aquellas sociedades pertenecientes a extranjeros, y si dichos representantes no cuentan con firma digital, deberán concurrir ante un cónsul costarricense o bien ante un Notario que viaje a ese efecto, para que otorguen el mandato respectivo a favor de un tercero que pueda cumplir con la declaración de accionistas en el momento oportuno.    Igualmente algunos colegas sostienen la posibilidad de que el poder sea otorgado mediante Asamblea de Accionistas o de Socios, a través de cartas poder o mediante la celebración virtual de Asambleas que hace unos meses fuera autorizada y que tendría que contemplarse expresamente en el pacto constitutivo de la sociedad.   En este segundo caso,  nos indicó el Lic. German Serrano que convendría elevar la consulta al Ministerio de Hacienda a fin de confirmar que efectivamente este otorgamiento de poder especial «vía protocolización de acta de Asamblea de Accionistas y Socios» sea aceptada toda vez que la norma lo que dispone es el otorgamiento de poder en escritura pública.   Hasta tanto dicha circunstancia no esté aclarada,  don German recomendó que los poderes que se otorguen de esta manera sean más bien de naturaleza generalísima a fin de que puedan ser inscritos en el Registro de Personas Jurídicas y que sea entonces con vista en dicha inscripción que los Notarios acrediten a ese mandatario dentro de la plataforma Central Directivo para cumplir con la declaración de accionistas y beneficiarios finales.

2.-  Libros de Registro de Accionistas o de Socios:  Es muy importante verificar con suficiente anticipación que las sociedades tengan a mano sus libros legales, especialmente el de Registro de Accionistas o de Socios, con asientos debidamente llenos, firmados por las personas llamadas a hacerlo y en los que aparezca además la fecha de cesión de las acciones o cuotas, pues son datos que serán exigidos al momento de presentar la declaración respectiva.

3.- Correo electrónico de revisión frecuente:   El sistema exigirá al responsable de presentar la declaración de accionistas y beneficiarios finales,  que indique un correo electrónico al cual enviará de forma automática el acuse de recibo.  En caso de no obtenerse el acuse de recibo durante el día en que suministró la información, deberá considerarse como no presentada y procederse de nuevo a su presentación.  Por este motivo es muy importante que la dirección de correo electrónico que se suministre en la plataforma exista y sea de consulta fácil y frecuente por el responsable.   Sugerían en el Seminario de Grant Thornton crear «buzones» es decir direcciones de email que no llegan a una sola persona, sino a varias, de manera que pueda existir un mayor control de estas notificaciones tan relevantes.

4.- Persona jurídica extranjera: En caso de que las acciones o cuotas pertenezcan a personas jurídicas extranjeras deberá suministrarse no solo el resumen de la composición del capital social sino el detalle individualizado por participante de dicha persona jurídica extranjera hasta llegar a los beneficiarios finales.   Conviene por lo tanto que con suficiente anticipación se soliciten a las Autoridades extranjeras correspondientes,  los documentos que comprueben fehacientemente esa propiedad accionaria y que cuenten con el apostillado para su validez en el país así como la  traducción al español en caso de ser otorgados en idioma extranjero.

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Continuaremos en un próximo comentario esta semana con otros temas relevantes sobre esta obligacion del Registro de Accionistas y Beneficiarios Finales:  apoderados especiales, módulo notarial para su acreditación, etc.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

13 de 101 Comentarios

  1. Silvia Zeledon Colombari • 09 octubre, 2019

    Quisiera consultarle que pase si no se hace la declaración en el mes que corresponde a la sociedad, es posible hacerlo antes de enero del 2020? Prácticamente no hay espacios para sacar la firma digital en los bancos

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 12 octubre, 2019

      El Ministerio de Hacienda aclaró que las multas pecuniarias únicamente aplicarán a las sociedades que a más tardar el 31 de enero no hayan presentado la declaración de accionistas. Entonces es correcto que si no logra presentar la declaración en el mes que le corresponde, no podrán imponerle la multa.

      Responder
  2. Victor Rodriguez • 30 septiembre, 2019

    Mi comentario es para el señor E Jiménez, quien menciona a usufructuarios de acciones, sobre ese tema debe de tomar en cuenta la forma en cómo adquirieron ese usufructo, para lo cual lo remito al artículo 335 del Código Civil, en lo relativo a la forma de adquirir el derecho de usufructo, y en especial sobre BIENES MUEBLES (cómo las acciones) que sólo se puede constituir por vía testamentaria.
    Es por ello, que debe de revisar la forma de aquisición del usufructo de las acciones que menciona, dado que si no lo adquirieron vía testamento, ese usufructo carece de validéz y en razón de ello, debe de inscribir como accionistas a quienes ahora son dueños de la «nuda propiedad» sobre esas acciones.
    Lo anterior, es un comentario para que lo tomen en cuenta.

    Responder
    • fernan pacheco • 02 octubre, 2019

      Lo que la ley no permite es traspasar el usufructo como un acto inter vivos, sin embargo, perfectamente se puede hacer de otra manera logrando el mismo objetivo: el titular del “dominio pleno” sobre la acción, cede la nuda propiedad reservándose el usufructo vitalicio, por lo que no estamos ante un traspaso del usufructo. A nivel de estatutos se puede incluir la siguiente disposición: “Mientras existan derechos de usufructo sobre las cuotas, el derecho de voz y voto, tanto en las asambleas ordinarias como extraordinarias, corresponderá al usufructuario” según lo autoriza el Código de Comercio.

      Responder
  3. LARY ESCALANTE FLORES • 19 septiembre, 2019

    Buenos días en mi caso particular, en realidad el usufructuario en todos los casos es la persona que mantiene el control, y el nudatario está a la espera como siempre en estos casos de que su derecho se haga efectivo con el plazo o la muerte del usufructuario, por lo que hemos consignado que el usufructuario por convenio de partes es la persona con voto, y por lo tanto mantiene el control.

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  4. Gustavo Cordero • 19 septiembre, 2019

    Mis consultas quizás para muchos son simples,, pero en mi caso estoy muy confundido. En una SA, donde siempre ha habido 2 apoderados sin limite de suma para fungir conjunto o separado uno el presidente quien ya falleció y el otro el secretario que es quien por 18 ha desarrollado de forma normal cualquier actividad relacionada con dicha SA, puede dicho secretario realizar el tramite de esta firma para cumplir luego con el requisito nuevo, o debe hacer un paso mas con un notario cuando tiene todas las potestades para actuar en lo que sea que compete a dicha SA? 2- Si una persona física «compra» una firma para una sociedad de la que representante, esta le sirve para realizar el tramite en otras sociedades, lo pregunto por que por ejemplo en ATV de hacienda yo ingreso al sistema y puedo administrar dos SA distintas solo que ingreso en uno u otro perfil pero todo esta unido por una mis clave virtual? 3- Finalmente es necesario estar al día con el impuesto a las sociedades para realizar todo este tema?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 19 septiembre, 2019

      1) Correcto, el secretario que tiene facultades de apoderado generalísimo puede presentar la declaración de accionistas requiriendo para ello 1) Contar con firma digital 2) Ser previamente acreditado dentro de la plataforma por un Notario que deberá adjuntar como respaldo una certificación literal expedida por el Registro en el que conste ese poder generalísimo del secretario. 2) Exactamente, cuando la persona física adquiere su firma digital, podrá con ese mismo certificado, actuar en nombre de todas aquellas sociedades en las que aparezca como representante legal o bien cuando se le confieran poderes para cumplir con la declaración de accionistas. 3) Hasta ahora no hemos encontrado ningún obstáculo para el cumplimiento del Registro de Accionistas, por parte de sociedades morosas en el impuesto a las personas jurídicas. TAmpoco se establece como limitación en la normativa que regula el tema.

      Responder
  5. KATHYA • 18 septiembre, 2019

    Buenas si yo soy parte de la sociedad , como accionista y es familiar , yo podria hacer el tramite con mi firma digital , aunque no sea la representante legal

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 18 septiembre, 2019

      Solamente el representante legal puede realizar el trámite sin necesidad de que un Notario en forma previa acredite sus facultades dentro de la plataforma del Banco Central. Si usted tiene algún poder generalísimo inscrito en esa sociedad, también puede presentar la declaración de accionistas, pero previamente un Notario tendrá que acreditar ese poder suyo.

      Responder
  6. Ana Villegas • 18 septiembre, 2019

    Para las sociedades anónimas con acciones en el extranjero, que documentos se deben aportar para poder cumplir con a declaración. Gracias

    Responder
  7. E Jimenez • 17 septiembre, 2019

    Estimada doña Silvia y Colegas,
    Estoy pegada en el Registro de Accionistas porque no sé cómo hacer la declaración cuando en el capital accionario existen usufructuarios. Este es el ejemplo, tenemos una sociedad con 10 acciones, de esas 10, 2 pertenecen al socio Juan, y la NUDA PROPIEDAD de 8 al socio José, el usufructo sobre 4 acciones pertenece a Ana y el usufructo sobre las otras 4 a Marcos.
    Cómo se hace en este caso, porque técnicamente no son beneficiarios finales, sino que tienen un derecho directo sobre la acción.
    Sin embargo, al incluir las participaciones, siendo que se indica que son diez acciones, el sistema al poner participantes me cierra la opción de ingresar personas una vez que se consumen las diez participaciones. O sea cargo las 2 acciones de Juan, y la nuda propiedad de las 8 de José, pero hasta ahí me deja cargar personas. Me quedan por fuera los usufructuarios.
    Alguna idea de cómo se hace esto?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 19 septiembre, 2019

      Algunos colegas lo que nos han indicado es que reportan a los USUFRUCTUARIOS como los accionistas de la sociedad, y establecen que los NUDATARIOS son los «Beneficiarios finales» , es decir, las personas que al final de cuentas ejercen el control del capital. De otra manera, como usted bien lo indica, terminaría reportándose un número mayor de acciones que las que verdaderamente tiene la sociedad.

      Responder
      • E Jiménez • 19 septiembre, 2019

        Gracias
        Otros colegas dicen que reportarlo como acciones preferentes, pero definitivamente eso no es técnicamente correcto.
        El tema es que el usufructuario tiene derecho a voto, entonces el tema del control puede estar repartido, si en estatutos se le otorga al usufructuario el derecho a votar en asambleas ordinarias y extraordinarias y no sólo en las ordinarias como indica el art 139 bis. Tengo casos de sociedades donde así se dispone con lo cual, y mientras el usufructuario vitalicio este vivo, es este el que tiene el control final de la empresa por medio del voto.

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