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Tramitación digital de testimonios en el Registro ya es una alternativa

«En plena congruencia con la política país de “Gobierno Digital”, la cual, básicamente tiene por objetivo, procurar la simplificación de trámites administrativos mediante el uso de técnicas digitales.»  (…)  El Registro Nacional «... ha puesto en marcha el servicio “Ventanilla Digital”, cuya finalidad es, implementar el trámite de documentos, mediante la presentación y recepción en formato digital de actos o contratos sujetos a inscripción, en los cuales medie la intervención de un Notario Público ante los Registros de Bienes Muebles, Inmobiliario y de Personas Jurídicas …»   (Tomado de la exposición de motivos de la Circular Administrativa DGL-0016-2019 publicada en La Gaceta 216 13-Nov-2019)

Expresamente se señala que la utilización de este  novedoso mecanismo de presentación implica la desmaterialización del testimonio físico de escritura que emite el Notario Público, para dar paso a un archivo digital en formato PDF que contenga la reproducción de la escritura matriz más su correspondiente engrose.   No se trata por lo tanto de escanear el testimonio impreso de una escritura pública sino que el archivo de texto conteniendo la transcripción de la matriz con su respectivo engrose es firmado digitalmente por el Notario  y tramitado en esta nueva Ventanilla Digital.   

En la página web del Registro Nacional (www.rnpdigital.com) aparece ahora una nueva cejilla denominada: Ventanilla Digital   con el resumen de los requisitos técnicos necesarios para que los Notarios Públicos que lo deseen, que se encuentren inscritos ante la DNN y que cuenten con firma digital, puedan acceder a este novedoso mecanismo de tramitación electrónica de documentos.

Ante la consulta que ya nos han estado haciendo colegas en cuanto a la obligatoriedad de esta Ventanilla Digital, tenemos que decir que por lo menos de momento se presenta nada más como una alternativa a la tramitación en papel de los testimonios de escrituras públicas.  Es decir que será optativo para los Notarios y no obligatorio como sí es el caso de la constitución de sociedades mercantiles en el sistema CrearEmpresa.

De lo que hasta ahora hemos podido conocer de la Ventanilla Digital, nos permitimos resumir  los siguientes aspectos:

  • Se elimina el uso de papel de seguridad notarial y de la boleta de seguridad
  • La constancia del pago de los timbres e impuestos respectivos deberá hacerla el Notario necesariamente mediante razón con vista en el entero pagado, no pudiendo «pegarse»  los respectivos comprobantes de pago en el BCR.
  • El sello blanco y la firma autógrafa del Notario son reemplazados por su firma digital.
  • Unicamente los notarios autorizantes de las respectivas escrituras podrán ser quienes tramiten digitalmente la inscripción. de las mismas.  (Estamos consultando en caso de existir conotariado si se exige que sea el Notario en cuyo protocolo se autorizó la escritura quien realice la tramitación digital o si podrá hacerlo indistintamente cualquiera de los notarios intervinientes en el acto).
  • El archivo de texto debe guardarse en formato PDF y en papel de oficio, utilizando tipo de letra Arial 12, con 30 líneas por página, y ser firmado digitalmente.
  • Los defectos que sean señalados por los registradores a cargo de cada documento podrán ser subsanados mediante razones notariales o mediante escrituras adicionales que igualmente serán tramitadas de manera digital.
  • La presentación de documentos deberá realizarse en un horario de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. de Lunes a Viernes

Se señala en la Circular DGL-0016-2019 en comentario que partiendo de los resultados que se obtengan en esta primera etapa, así como de las posibilidades técnicas y recursos disponibles, la Administración irá ampliando o excluyendo los documentos, trámites, actos o contratos susceptibles de presentación por esta vía digital.   No encontramos que se establezca algún listado de esos documentos que sí serán admitidos a partir de este momento.  Intentaremos obtener más información al respecto para ampliar esta nota tan pronto nos sea posible.  En principio, cualquier acto o contrato podrá ser tramitado de esta forma.

En cuanto a los traspasos de vehículos,  nos explicaron vía chat  que el Registro Nacional habilitó para atender consultas sobre este tema, que una vez que los documentos queden inscritos se brinda un código alfanumérico que los interesados deberán presentar en cualquier sede del Registro a fin de obtener el respectivo título de propiedad.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

10 de 27 Comentarios

  1. Lic. Alberto Rivera • 22 noviembre, 2019

    Buenas tardes.
    El códigos alfanumérico para el retiro del titulo de propiedad del vehículo lo podrá retirar el notario o solo el propietario ?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 23 noviembre, 2019

      Es una excelente pregunta. Vamos a tratar de averiguar al respecto para poderle responder. Nos parece que tanto el Notario como el Propietario deberían poder retirar el código Alfanumérico pero mejor confirmamos, así como la ventanilla en la que tendrían que pedir el documento.

      Responder
      • Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

        Puede realizar la consulta al servicio del chat en linea del Registro Nacional, o bien en la sección

        PREGUNTAS FRECUENTES DE LA PAGINA DEL SERVICIO DONDE INDICA:

        ¿Para el caso de Bienes Muebles, como obtengo el título de propiedad del bien?
        Si el trámite solicitado debe generar título de propiedad, al inscribir el documento se le enviará al correo electrónico registrado un código alfanumérico, el cual puede presentar en cualquier Sede del Registro Nacional para cajearlo por el título de propiedad correspondiente. Ejemplos: traspasos, inscripciones o cambios de características. El Notario es el único responsable del uso que se haga con el código que se remitió, puede delegar su canje a cualquier otra persona sin necesidad de autorización.

        Responder
  2. Eduardo Marquez Fernandez • 18 noviembre, 2019

    Sería bueno saber si por este medio se podría presentar escrituras como alternativa a crearempresa

    Responder
    • Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

      Debido a que el servicio de Crear Empresas está regulado por una normativa especifica y un proceso diferente. Art 14. decreto N°37596-JP-Minae-Mag-Meic-S
      No aplicaría presentarlas por este medio.

      El nuevo servicio del RN es para facilitar la presentación y trámite,

      Responder
  3. Plenitud Notarial • 16 noviembre, 2019

    Un gran salto, esperamos que sea sostenible en el tiempo. Importante paso para la simplificación de trámites y para la seguridad jurídica. Ahora lo que sigue es el Protocolo Digital. Poco a poco se va cerrando la brecha para los Notarios inescrupulosos y perversos que no atienden el deber de cuidado en el uso, conservación y custodia de los mecanismos de seguridad, y que se dicen haber sido suplantados. Con la firma digital, la tarjeta chip, la clave y dispositivos conexos, ahora qué excusa van a inventar? Felicidades Registro Nacional.

    Responder
  4. JOSE GUILLERMO BOLAÑOS HIDALGO • 15 noviembre, 2019

    Estoy feliz con este novedoso sistema ya presente dos escritura al Registro y es más fácil que el programa de crear empresa ya que lo único que hay que hacer es un testimonio en PDF con firma digital avanzada se envía y de forma automática el Registro asigna tomo y asiento de presentación que envía al correo el comprobante. Insto a todos los Notarios del país a dar este paso tan lindo de lo digital y con cero papel.

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  5. RAUL ESPINOZA ORTEGA • 15 noviembre, 2019

    A raìz de esta mejora en el servicio, me nace la indquietud de que sucedera si yo tengo que atender un cliente a las ocho de la noche para un traspaso, no podre hacerlo y debo de esperar al dìa siguiente?

    Responder
  6. MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZ • 15 noviembre, 2019

    Buen dia Licenciada. Que existo este procedimiento, digo exito porque si es tan eficiente como los poquísimo trámite que puede hacerse en «crear empresas», esto es una novedad que todos los Notarios hemos estado esperando. PREGUNTO: 1.) A partir de cuendo se puede realizar con el uso de la ventanilla digital. 2.) El tramite ante crear empresa desaparece?

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  7. ROY ALBERTO CASTRO ASTÚA • 15 noviembre, 2019

    Una excelente alternativa, hay que considerar que en muchos lugares del país no existen oficinas del Registro Nacional y ésta herramienta vendrá a agilizar el tramite y minimizará los costos que muchos debemos asumir para poder gestionar ante el Registro Nacional.

    Responder

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