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Tramitación digital de testimonios en el Registro ya es una alternativa

«En plena congruencia con la política país de “Gobierno Digital”, la cual, básicamente tiene por objetivo, procurar la simplificación de trámites administrativos mediante el uso de técnicas digitales.»  (…)  El Registro Nacional «... ha puesto en marcha el servicio “Ventanilla Digital”, cuya finalidad es, implementar el trámite de documentos, mediante la presentación y recepción en formato digital de actos o contratos sujetos a inscripción, en los cuales medie la intervención de un Notario Público ante los Registros de Bienes Muebles, Inmobiliario y de Personas Jurídicas …»   (Tomado de la exposición de motivos de la Circular Administrativa DGL-0016-2019 publicada en La Gaceta 216 13-Nov-2019)

Expresamente se señala que la utilización de este  novedoso mecanismo de presentación implica la desmaterialización del testimonio físico de escritura que emite el Notario Público, para dar paso a un archivo digital en formato PDF que contenga la reproducción de la escritura matriz más su correspondiente engrose.   No se trata por lo tanto de escanear el testimonio impreso de una escritura pública sino que el archivo de texto conteniendo la transcripción de la matriz con su respectivo engrose es firmado digitalmente por el Notario  y tramitado en esta nueva Ventanilla Digital.   

En la página web del Registro Nacional (www.rnpdigital.com) aparece ahora una nueva cejilla denominada: Ventanilla Digital   con el resumen de los requisitos técnicos necesarios para que los Notarios Públicos que lo deseen, que se encuentren inscritos ante la DNN y que cuenten con firma digital, puedan acceder a este novedoso mecanismo de tramitación electrónica de documentos.

Ante la consulta que ya nos han estado haciendo colegas en cuanto a la obligatoriedad de esta Ventanilla Digital, tenemos que decir que por lo menos de momento se presenta nada más como una alternativa a la tramitación en papel de los testimonios de escrituras públicas.  Es decir que será optativo para los Notarios y no obligatorio como sí es el caso de la constitución de sociedades mercantiles en el sistema CrearEmpresa.

De lo que hasta ahora hemos podido conocer de la Ventanilla Digital, nos permitimos resumir  los siguientes aspectos:

  • Se elimina el uso de papel de seguridad notarial y de la boleta de seguridad
  • La constancia del pago de los timbres e impuestos respectivos deberá hacerla el Notario necesariamente mediante razón con vista en el entero pagado, no pudiendo «pegarse»  los respectivos comprobantes de pago en el BCR.
  • El sello blanco y la firma autógrafa del Notario son reemplazados por su firma digital.
  • Unicamente los notarios autorizantes de las respectivas escrituras podrán ser quienes tramiten digitalmente la inscripción. de las mismas.  (Estamos consultando en caso de existir conotariado si se exige que sea el Notario en cuyo protocolo se autorizó la escritura quien realice la tramitación digital o si podrá hacerlo indistintamente cualquiera de los notarios intervinientes en el acto).
  • El archivo de texto debe guardarse en formato PDF y en papel de oficio, utilizando tipo de letra Arial 12, con 30 líneas por página, y ser firmado digitalmente.
  • Los defectos que sean señalados por los registradores a cargo de cada documento podrán ser subsanados mediante razones notariales o mediante escrituras adicionales que igualmente serán tramitadas de manera digital.
  • La presentación de documentos deberá realizarse en un horario de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. de Lunes a Viernes

Se señala en la Circular DGL-0016-2019 en comentario que partiendo de los resultados que se obtengan en esta primera etapa, así como de las posibilidades técnicas y recursos disponibles, la Administración irá ampliando o excluyendo los documentos, trámites, actos o contratos susceptibles de presentación por esta vía digital.   No encontramos que se establezca algún listado de esos documentos que sí serán admitidos a partir de este momento.  Intentaremos obtener más información al respecto para ampliar esta nota tan pronto nos sea posible.  En principio, cualquier acto o contrato podrá ser tramitado de esta forma.

En cuanto a los traspasos de vehículos,  nos explicaron vía chat  que el Registro Nacional habilitó para atender consultas sobre este tema, que una vez que los documentos queden inscritos se brinda un código alfanumérico que los interesados deberán presentar en cualquier sede del Registro a fin de obtener el respectivo título de propiedad.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

15 de 27 Comentarios

  1. Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

    Indicaciones sobre Servicio Ventanilla Digital del RN por Normalización Técnica del RN:

    Solo para recordarles algunos aspectos del servicio de Ventanilla Digital:

    El servicio es exclusivo para Notarios Públicos.
    El horario del servicio será de lunes a viernes de 8 am a 3 pm.
    Para utilizar el servicio el notario debe matricularse en la interfaz.
    La manera de autenticarse es por medio del certificado de firma digital.
    El notario debe estar habilitado por la Dirección Nacional de Notariado.
    El notario debe mantener actualizados sus datos personales (teléfono y correo electrónico).
    No requiere presentar los documentos en papel de seguridad.
    No debe adjuntar boleta de seguridad.
    El testimonio se debe transformar del procesador de texto a un archivo PDF y se firma digitalmente.
    El archivo no podrá exceder de 2.5 MB (mega bytes).
    Por página deben incluirse 30 líneas, letra tipo ARIAL 12, espacio interlineado.
    Debe incluirse el Engrose del Testimonio.
    Favor hacer referencia mediante razón notarial el pago de derechos y timbres.
    En documentos de Bienes Muebles procederá el escaneo de archivos privados en formato físico únicamente en aquellos casos en los cuales, debido a su naturaleza, estos sean imprescindibles para concretar una determinada inscripción (RTV, Marchamos, entre otros).
    Lo que se presenta en forma digital debe concluir por esta vía, De igual forma, aquellos documentos presentados en formato físico no podrán ingresar con posterioridad por medio de “Ventanilla Digital”.
    Por las especificaciones técnicas del servicio “Ventanilla Digital”, las escrituras adicionales deberán ser otorgadas ante el mismo Notario Público que autorizó la presentación de la escritura principal.
    Cuando corresponda, el edicto que debe ser publicado para tramitación de documentos relacionados con asociaciones, deberá ser retirado por el interesado en el Departamento de Reconstrucción y Actualización de la Información del Registro de Personas Jurídicas.

    Responder
    • MARIA LOURDES DELGADO JIMENEZ • 28 noviembre, 2019

      Excelente explicación Colega Monestel Solo una duda, cualquier windows es compatible, o hay alguno en especifico que no sea compatible. gracias

      Responder
      • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 29 noviembre, 2019

        Vemos que en la página web con la información sobre esta «Ventanilla Digital» se indica lo siguiente : Puede accederse en cualquier computadora con sistema operativo de Microsoft compatible con Java 8 y con los controladores de Firma Digital.

        Responder
  2. Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

    ¿En qué horario puedo presentar documentos en Ventanilla Digital?
    Usted puede ingresar y navegar en cualquier momento en el Servicio de Ventanilla Digital, únicamente la presentación de documentos está limitada en un horario de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. de lunes a viernes, conforme al artículo 29 del Reglamento del Registro Nacional respetando el Principio de Prioridad Registral.

    Responder
  3. Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

    Puede realizar la consulta al servicio del chat en linea del Registro Nacional, o bien en la sección

    PREGUNTAS FRECUENTES DE LA PAGINA DEL SERVICIO DONDE INDICA:

    ¿Para el caso de Bienes Muebles, como obtengo el título de propiedad del bien?
    Si el trámite solicitado debe generar título de propiedad, al inscribir el documento se le enviará al correo electrónico registrado un código alfanumérico, el cual puede presentar en cualquier Sede del Registro Nacional para cajearlo por el título de propiedad correspondiente. Ejemplos: traspasos, inscripciones o cambios de características. El Notario es el único responsable del uso que se haga con el código que se remitió, puede delegar su canje a cualquier otra persona sin necesidad de autorización.

    Responder
  4. Erika Castro Arguello • 27 noviembre, 2019

    Buenas tardes licenciada, primero darle las gracias por mantenernos al día tan eficientemente, a manera de aclaración el testimonio que se envía es de igual forma que en Crearempresa PDF firmado digital, pero se menciona «El archivo de texto debe guardarse en formato PDF y en papel de oficio, utilizando tipo de letra Arial 12, con 30 líneas por página» en papel de oficio se entiende en nuestro protocolo de referencia?. gracias

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 28 noviembre, 2019

      La escritura debe imprimirse y autorizarse como siempre en el protocolo del Notario. La diferencia es que ya no va a requerir imprimir el testimonio de ese instrumento público en papel, sino que el archivo de texto en su computadora es convertido a PDF y firmado por usted digitalmente. Ese archivo electrónico es el que se sube a la plataforma Ventanilla Digital. El documento en ese archivo PDF debe tener letra Arial 12 y constar de 30 líneas, tamaño de papel oficio e incluir al final el respectivo engrose. En CrearEmpresa en realidad lo que se llena es una plantilla con los datos de la sociedad que se está constituyendo. En la Ventanilla Digital no se tiene que llenar esa plantilla sino que lo que se envía es el texto completo del testimonio de la escritura en formato PDF y firmado digitalmente.

      Responder
    • Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

      Ver en los términos y condiciones de aceptación del servicio. Allí detalla las reglas del mismo.

      Importante Leer y comprender con atención.

      Responder
  5. Lic. Alberto Rivera • 26 noviembre, 2019

    Según las reglas para utilizar la ventanilla Digital ya no es necesaria la boleta de seguridad, pero al tratar de llenar la D-121 me la sigue pidiendo y no me permite continuar, como haremos en ese caso.

    Responder
  6. Lic. Alberto Rivera • 25 noviembre, 2019

    Buenas tardes.

    Tengo otra duda, seguirá funcionando Crearempresa para la inscripción de Sociedades o también se inscribirán en la Ventanilla Digital.

    Responder
    • Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

      Si seguirá funcionando.

      Debido a que el servicio de Crear Empresas está regulado por una normativa especifica y un proceso diferente. Art 14. decreto N°37596-JP-Minae-Mag-Meic-S
      No aplicaría presentarlas por este medio.

      El nuevo servicio del RN es para facilitar la presentación y trámite, sin desplazarse físicamente.

      Responder
  7. Analive Azofeifa Monge • 25 noviembre, 2019

    Me surge la pregunta: para efectos de las razones notariales ya que en crear empresa es por medio de volver a la plantilla y corregir el error y enviarlo de nuevo, pero en este caso se hace la razón y se envía como PDF, como lo notifican?

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 27 noviembre, 2019

      Las notificaciones sobre el documento en trámite se reciben dentro de la misma plataforma del Registro. El Notario se da cuenta de inmediato cuando se le notifica la existencia de algún defecto en el documento.

      Responder
    • Roberto Monestel • 28 noviembre, 2019

      Leer con atención los Términos y Condiciones del servicio en el punto 11. en las razones notariales y documentos adicional solamente se adjunta la razón notarial / o bien la el documento adicional + razón del entero, SIN ENVIAR DE NUEVO EL TESTIMONIO ORIGINAL / NI CORRECCIONES SOBRE EL MISMO.

      Responder

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