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Tramitación digital de testimonios en el Registro ya es una alternativa

«En plena congruencia con la política país de “Gobierno Digital”, la cual, básicamente tiene por objetivo, procurar la simplificación de trámites administrativos mediante el uso de técnicas digitales.»  (…)  El Registro Nacional «... ha puesto en marcha el servicio “Ventanilla Digital”, cuya finalidad es, implementar el trámite de documentos, mediante la presentación y recepción en formato digital de actos o contratos sujetos a inscripción, en los cuales medie la intervención de un Notario Público ante los Registros de Bienes Muebles, Inmobiliario y de Personas Jurídicas …»   (Tomado de la exposición de motivos de la Circular Administrativa DGL-0016-2019 publicada en La Gaceta 216 13-Nov-2019)

Expresamente se señala que la utilización de este  novedoso mecanismo de presentación implica la desmaterialización del testimonio físico de escritura que emite el Notario Público, para dar paso a un archivo digital en formato PDF que contenga la reproducción de la escritura matriz más su correspondiente engrose.   No se trata por lo tanto de escanear el testimonio impreso de una escritura pública sino que el archivo de texto conteniendo la transcripción de la matriz con su respectivo engrose es firmado digitalmente por el Notario  y tramitado en esta nueva Ventanilla Digital.   

En la página web del Registro Nacional (www.rnpdigital.com) aparece ahora una nueva cejilla denominada: Ventanilla Digital   con el resumen de los requisitos técnicos necesarios para que los Notarios Públicos que lo deseen, que se encuentren inscritos ante la DNN y que cuenten con firma digital, puedan acceder a este novedoso mecanismo de tramitación electrónica de documentos.

Ante la consulta que ya nos han estado haciendo colegas en cuanto a la obligatoriedad de esta Ventanilla Digital, tenemos que decir que por lo menos de momento se presenta nada más como una alternativa a la tramitación en papel de los testimonios de escrituras públicas.  Es decir que será optativo para los Notarios y no obligatorio como sí es el caso de la constitución de sociedades mercantiles en el sistema CrearEmpresa.

De lo que hasta ahora hemos podido conocer de la Ventanilla Digital, nos permitimos resumir  los siguientes aspectos:

  • Se elimina el uso de papel de seguridad notarial y de la boleta de seguridad
  • La constancia del pago de los timbres e impuestos respectivos deberá hacerla el Notario necesariamente mediante razón con vista en el entero pagado, no pudiendo «pegarse»  los respectivos comprobantes de pago en el BCR.
  • El sello blanco y la firma autógrafa del Notario son reemplazados por su firma digital.
  • Unicamente los notarios autorizantes de las respectivas escrituras podrán ser quienes tramiten digitalmente la inscripción. de las mismas.  (Estamos consultando en caso de existir conotariado si se exige que sea el Notario en cuyo protocolo se autorizó la escritura quien realice la tramitación digital o si podrá hacerlo indistintamente cualquiera de los notarios intervinientes en el acto).
  • El archivo de texto debe guardarse en formato PDF y en papel de oficio, utilizando tipo de letra Arial 12, con 30 líneas por página, y ser firmado digitalmente.
  • Los defectos que sean señalados por los registradores a cargo de cada documento podrán ser subsanados mediante razones notariales o mediante escrituras adicionales que igualmente serán tramitadas de manera digital.
  • La presentación de documentos deberá realizarse en un horario de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. de Lunes a Viernes

Se señala en la Circular DGL-0016-2019 en comentario que partiendo de los resultados que se obtengan en esta primera etapa, así como de las posibilidades técnicas y recursos disponibles, la Administración irá ampliando o excluyendo los documentos, trámites, actos o contratos susceptibles de presentación por esta vía digital.   No encontramos que se establezca algún listado de esos documentos que sí serán admitidos a partir de este momento.  Intentaremos obtener más información al respecto para ampliar esta nota tan pronto nos sea posible.  En principio, cualquier acto o contrato podrá ser tramitado de esta forma.

En cuanto a los traspasos de vehículos,  nos explicaron vía chat  que el Registro Nacional habilitó para atender consultas sobre este tema, que una vez que los documentos queden inscritos se brinda un código alfanumérico que los interesados deberán presentar en cualquier sede del Registro a fin de obtener el respectivo título de propiedad.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

2 de 27 Comentarios

  1. Lic. Alberto Rivera • 28 noviembre, 2019

    Al incluir por razón notarial la constancia del pago de impuestos y timbres se ha de poner el número de entero o el número de tasación.

    Responder

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