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Sobre el archivo de referencias tanto en soporte papel como en formato digital

El artículo 47 del Código Notarial establece que los notarios tienen que llevar un archivo de referencias con los documentos o comprobantes referidos en las escrituras matrices.

Por su parte el artículo 21 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial establece que los notarios podrán compilar la documentación de referencia tanto en forma física como digital, debiendo cumplir a esos efectos con la normativa que dicte el Consejo Superior Notarial.

En sesión ordinaria de este Consejo fueron aprobados el pasado 14 de mayo los Lineamientos para la Organización de los Archivos de Referencias en Soporte Papel, así como los Lineamientos con las disposición de carácter obligatorio para todos los notarios que opten por llevar sus archivos de referencia en soporte digital.

Se encuentra pendiente de publicación en La Gaceta el texto de ambas normativas, razón por la cual aún no están vigentes.     Sin embargo, dada la importancia del tema nos parece conveniente que los notarios puedan ir conociendo la forma como deberán cumplir con esta obligación notarial a partir de la respectiva publicación gacetaria.

Nos permitimos a continuación algunos breves comentarios.  El texto completo lo pueden descargar haciendo clic a continuación:

Lineamientos para la Organización de los Archivos de Referencias en Soporte Papel

Lineamientos con las disposición de carácter obligatorio para todos los notarios que opten por llevar sus archivos de referencia en soporte digital.

ARCHIVO DE REFERENCIA EN SOPORTE PAPEL

1.- Si bien la palabra «obligatorio» no se encuentra contenida en el título de este Reglamento (como aparece en el de soporte digital), sí se le concede dicho carácter dentro de su articulado.

2.- Debe elaborarse un Archivo de Referencias por cada tomo de protocolo.

3.- Documentos obligatorios de ser incorporados:

a) Actos escritos en idioma extranjero presentado al otorgar un instrumento público.
b) Representaciones con poder especial.
c) Protocolizaciones de documentos, actas o piezas.
d) Traducciones.
e) Certificaciones de documentos privados.
f) Todo documento o comprobante que el notario de fe y manifieste dentro del instrumento público que conserva dentro del archivo de referencias.

4.- Además formarán parte del archivo de referencias todos aquellos documentos y comprobantes que el Notario considere oportuno y necesario incluir para efectos de seguridad jurídica de los instrumentos que se hubieren otorgado en su Notaría, entre los cuales se incluyen, sin que ello sea exhaustivo, los siguientes: actas, avalúos, cartas, certificaciones de personerías jurídicas, certificaciones registrales, certificados de estado civil provenientes de otros países, comprobantes de mercancía nacionalizada, consultas de información registral en línea), comprobantes de pago de impuestos, constancias de la Dirección General de Tributación Directa, constancias de llamadas telefónicas, copias certificadas de procesos judiciales, declaraciones juradas no protocolizadas, copias de documentos de identidad documentos de información aduanera DUA, estados de cuentas, estudios y solicitudes de sistemas de información privados, facturas, fotografías, personerías jurídicas, planos catastrados, poderes, recibos, registros de huellas digitales, reglamentos, resoluciones, solicitudes de citas de inscripciones, tarjetas de revisión técnica, testimonios de escrituras, traducciones y videos.

5.-El archivo de referencias de cada tomo de protocolo se ordenará en la carátula por el método de ordenación numérico-consecutivo.

6.- Todos los documentos que conforman el expediente de referencias tendrán una foliatura consecutiva. En los casos que un documento tenga información en ambos lados de la hoja, se consignará folio frente y folio vuelto, de la misma forma como se aplica en los protocolos.

ARCHIVO DE REFERENCIA EN FORMATO DIGITAL

 1.- Se preven dos formas: Digitalizado o Electrónico, con la advertencia en cuanto a que la segunda alternativa solamente será posible cuando se encuentre implementado el protocolo electrónico con firma digital.

2.- Por digitalización se entiende el proceso tecnológico que permite convertir un documento que se encuentra en soporte papel o en cualquier otro tipo de soporte no electrónico, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.  Por consiguiente un documento digitalizado es aquél en el que la información analógica ha sido convertida en digital.

3.- Para digitalizar los expedientes es requisito previo su foliación conforme a lo indicado en el artículo 7 de los Lineamientos para la organización de los archivos de referencias en soporte papel, publicados en la Gaceta No. del 2014.

4.-A cada documento por digitalizar se le asignará un número consecutivo que en el ámbito electrónico será el equivalente al número de folio, que garantizará su consecutividad en forma permanente.

5.-Se recomienda que el sistema de respaldos de seguridad para los documentos digitalizados mantenga dos copias de la información, una para para ser conservada en la propia notaria y otra de respaldo almacenada en un lugar diferente.

6..- Los archivos de referencias y de instrumentos públicos en soporte papel que hayan sido digitalizados podrán ser eliminados.

8.- El plazo de conservación y custodia de los archivos de referencias es de 10 años, en forma independiente del soporte en que se hayan elaborado.

9.- Finalmente, un punto que se establece es la necesaria observancia de lo dispuesto en la Ley Nº 8968 de Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales.

Intentaremos obtener alguna aclaración de la Dirección Nacional de Notariado en cuanto a este último punto pues no nos queda clara de qué forma tendría el notario que eliminar o suprimir datos que puedan enmarcarse dentro de lo que dispone la Ley 8968.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

11 de 11 Comentarios

  1. CENTINELA • 29 junio, 2015

    A SUSANA WATERHOUSE. Cómo haría su modelo de clasificación con un documento del Archivo de Referencias con un documento que NO está vinculado al Protocolo. Recordemos que Archivo de Referencias no solo conserva y almacena asuntos Protocolares sino además ExtraProtocoloares??

    Responder
    • Susana Waterhouse • 02 julio, 2015

      Hola CENTINELA: gracias por tu excelente observación. El modelo que yo utilizo lamentablemente es solo para asuntos protocolares, ya que al incluir por ejemplo una certificación, ésta no podría guardarse con el formato de escrituras, en razón de su incompatibilidad. En ese caso específico habría que hacerlo de acuerdo a los lineamientos oficiales para referencias digitales, es decir hacer una doble función, y no podría utilizarse el que aplico. En lo personal, yo llevo un sistema de certificaciones y documentos extra protocolares aparte pero con el mismo sistema que el de escrituras. Si bien es cierto, de esta forma no estoy cumpliendo parcialmente con lo que obliga la DNN, no obstante el sistema que uso es más fácil de llegarle al documento extra protocolar que buscarlo de entre las numerosas escrituras del archivo de referencias digital, que sí llevan un orden cronológico, consecutivo e irrepetible.
      Me gustaría saber si algún colega tiene otras ideas que nos ayuden a unificar el sistema de archivo digital.

      Responder
  2. carlos • 09 junio, 2015

    Impulsará la DNN alguna programa o bien empresa para realizar estos procesos de digitalización.

    Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 10 junio, 2015

      Nos parece que la DNN no cuenta con una lista de empresas o software sugeridos para estos procesos de digitalización. Sin embargo, vamos a hacer la consulta y les informaremos por este medio.

      Responder
  3. carlos • 09 junio, 2015

    Cómo se lograría en la práctica en el respaldo digital integrar el

    Artículo 8. A cada documento por digitalizar se le asignará un número consecutivo que en el ámbito electrónico será el equivalente al número de folio, que garantizará su consecutividad en forma permanente. (esto sería el nombre de cada imagen escaneada)

    Y el Artículo 9. Los expedientes digitalizados deberán de disponer de un índice electrónico que permitirá referenciar los documentos que los integran, que contendrá al menos los identificadores:
    a) Número de tomo.
    b) Número de instrumento público referido en los expedientes.
    c) Cualquier otro que sirva como identificador de asociación a las escrituras.
    (Esto sería al convertir el documento en un formato .pdf y crearle allí un índice, al PDF creado)

    Se puede utilizar el formato PDF como medio de almacenamiento?

    La DNN recomendará algún software libre para poder realizar esta labor de respaldo del archivo se referencias?

    Responder
    • carlos • 09 junio, 2015

      Desde el punto de vista técnico se ha mencionado un formato digital estandar para estos documentos, por ejemplo .PDF para evitar su modificación y poder ser firmados digitalmente por el notario propietario de los mismos.

      Programas como xolido sign que son gratuitos permite el firmado de diversos formatos (imagenes, excel, word, pdf.)

      Es importante que se unifique en un formato estandar.

      Responder
      • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 10 junio, 2015

        Se debería poder utilizar cualquier formato de archivo, no únicamente PDF. Si el notario tiene firma digital lo ideal sería que firmara cada archivo. En el caso de MASTERLEX, si el cliente está suscrito al servicio de Gestor Notarial, el cual es un sistema en la nube que permite (entre otras funcionalidades) la impresión en el protocolo y adjuntar los documentos que servirán de base para el Archivo de Referencias. En este momento se están realizando los ajustes para cumplir con los lineamientos establecidos por la DNN, y estará disponible para todos nuestros clientes suscritos a este sistema, sin ningún costo adicional.

        Responder
    • Lic. Silvia Pacheco. Editora General • 10 junio, 2015

      Estimado don Carlos, Respecto a cómo lograr el respaldo digital, es nuestra opinión que pueden haber varias maneras, que comentamos a continuación:

      1) Estructura de Carpetas y archivos: teniendo el cuidado de crear una estructura de carpetas y subcarpetas que incluyan los identificadores mínimos (# de tomo, # de instrumento, nombre de la referencia)

      2) Sistema de Información estructurado: esta sería la manera más segura y confiable, internamente el sistema manejaría los identificadores mínimos, y además garantizaría integridad del Archivo de Referencia, incluso generando una carátula resumen, y generando copia respaldo de los documentos.

      Responder
    • Susana Waterhouse • 25 junio, 2015

      Hola colega. Esta es la segunda vez que trato de enviar el comentario, pero no se porque razón no sale.

      Esta vez lo haré breve, y se trata precisamente de tu inquietud digital, y que al leer los lineamientos para el archivo de referencias digital, el procedimiento descrito en los lineamientos nos obliga a tener que hacer todo doble, es decir, primero tenemos que hacerlo en la forma tradicional y luego hacerlo digitalmente, provocando tener que gastar papel y costosa tinta para luego botar esos papeles, y de lo que se trata debería ser no gastar tanto papel ni tinta, sino escanear los documentos desde el equipo de escaneo o desde el escanner del celular.

      En lo particular desde que leí los lineamientos para archivo digital, yo llevo mi referencias digitales en formato JPG de la siguiente forma pero archivado en WORD y que deseo compartir con la comunidad notarial, quedando sujeta a comentarios que nos ayuden a unificar un procedimiento seguro, ágil y fácil de utilizar.

      Ejemplo: tomo 1, escritura #1, con 5 archivos de referencias, quedando así:

      1-001-001
      1-001-002
      1-001-003
      1-001-004
      1-001-005

      ahora pasemos a la escritura #2 del mismo tomo con 3 archivos de referencias:

      1-002-006
      1-002-007
      1-002-008

      Como pueden observar, se crea un sistema de citas único e irrepetible, como el que se aplica en los Diarios del Registro Nacional.

      También lo tengo guardado en carpetas a como lo indica la Licenciada Pacheco, como en la forma que lo expliqué.

      OJala podamos llegar a un sistema o formato único para todos los notarios, como bien lo indica el colega Carlos.

      Quedo sujeta a comentarios.

      Responder
  4. CENTINELA • 04 junio, 2015

    Disculpen, no sé que ustedes opinan, pero este documento viniendo redactado del Consejo Superior Notarial es vergonzoso. Se le pide al Notario redactar bien y el Consejo Superior Notarial elabora un documento confuso que revuelve conceptos que están bien separados por el Código Notarial y además incompleto o con referencias inexistentes. No sé ustedes, pero esto nos va a ocasionar problemas a los Notarios.

    Responder
  5. JORGE SANABRIA MASÍS. • 03 junio, 2015

    Creo que el sistema de archivo de referencia en formato digital es lo ideal, quizá resulte un tanto engorroso estar convirtiendo documentos con soporte papel en ficheros electrónicos, por lo demás resulta a mi criterio excelente, pues siempre tendremos a mano la información que requiramos de nuestra actividad notarial. No nos ocupa espacio físico y es mucho más seguro si contamos con los respaldos respectivos

    Responder

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