Sobre las certificaciones y el tamaño de letra a utilizar en documentos notariales
En razón de la consulta frecuente que en los últimos días hemos recibido de estimados suscriptores sobre los temas de la referencia, nos permitimos recordarles:
1.- TAMAÑO DE LETRA
A partir de la entrada en vigencia de los nuevos Lineamientos para el Ejercicio y Control Notarial, el pasado 5 de junio, tanto los documentos protocolares como los extraprotocolares deben imprimirse obligatoriamente con un mínimo de tamaño 10. Como recomendación, se sugiere utilizar los tipos de font: Arial, Times New Roman y Calibrí.
2.-CERTIFICACIONES YA NO TIENEN QUE SER NUMERADAS
Habiéndose eliminado el requisito de llevar un consecutivo de certificaciones, tampoco resulta ya obligatoria la asignación de un número a cada una. Muchos colegas nos han manifestado sin embargo que por cuestiones de orden, control y hasta de facturación, prefieren seguir llevando este consecutivo.
3.- CERTIFICACION DE COPIAS
En el caso de las certificación de copias, aparte de los requisitos ya conocidos: numeración de las copias, firma y sello del notario en cada una, se establece ahora que en la razón notarial, aparte de indicarse ese número de copias certificadas deberá el notario hacer una descripción sucinta del contenido del documento. No resulta ya necesaria la mención en dicha razón, del hecho de que la firma estampada del notario haya sido puesta de su puño y letra, tampoco que el sello blanco sea el debidamente registrado ante la DNN.
4.- CERTIFICACION DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
En cuanto a la certificación de medios electrónicos, ahora el nuevo texto del art. 17 establece que en caso de que el texto de la certificación provenga directamente de una base de datos de un Registro Público y la transcripción del asiento sea literal, se permirá el uso de guarismos y abreviaciones. Y en estos casos, la hora y fecha de expedición deberá coincidir con las de la consulta que sustenta la certificación.
5.- PLAZO DE VIGENCIA EN CERTIFICACIONES NOTARIALES
Por primera vez se establece para las certificaciones notariales un plazo de vigencia de un mes contado a partir de su expedición, o un plazo menor cuando los datos que la sustentan hubiesen variado. Expresamente se señala que en caso de que la entidad pública ante la cual se vaya a hacer valer la certificación, quiera variar este plazo de vigencia, deberá haberlo publicado previamente de conformidad con lo establecido en la Ley 8220 (Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos). Ver sobre este particular artículo 20 de los nuevos Lineamientos.
6.- TERRITORIALIDAD DE LA FUNCION CERTIFICADORA
Otro aspecto novedoso es la introducción de un concepto de “territorialidad” en relación con las certificaciones notariales. Transcribimos sobre este particular el art. 18 de los nuevos Lineamientos:
Artículo 18. Territorialidad. El Código Notarial establece la facultad certificadora sin ninguna limitación, por lo que el notario costarricense puede trasladarse al extranjero o dentro del país y puede certificar, ya sea con vista en una fuente física o informática, siempre y cuando el acto o contrato tenga efectos en Costa Rica.
Melvin • 09 julio, 2013
Esta porción del texto de una SENTENCIA del Tribunal Notarial, VOTO #205-2010, y muchos más en igual sentido, les pueda ayudar un poco sobre la autenticación de notario y del abogado: «(…) La solicitud referida es un documento privado, en el que la participación del acusado consistió en autenticar ese escrito y como la autenticación es una función que puede realizar el profesional en derecho, tanto en el ejercicio de la abogacía como en el ejercicio del notariado, dado que esta jurisdicción sólo puede conocer las realizadas en este último caso, debe definirse, antes analizarse el recurso referido, en qué carácter se realizó. Es así como dentro de las funciones del notario se encuentra la autenticación de firmas o huellas digitales, según dispone el inciso i) del artículo 34 del Código Notarial, relacionado con el numeral 111 Ibíd., según el cual, “El notario podrá autenticar firmas o huellas digitales, siempre que hayan sido impresas en su presencia; para ello debe hacerse constar que son auténticas…”, ambas normas, se relacionan también con el artículo 76 del Decreto de Aranceles de Profesionales en Derecho, número 32493-J, que regula los honorarios correspondiente a la autenticación notarial de firmas y con el artículo 81 de los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, publicado en el Boletín judicial del día 24 de mayo de 2007, según el cual: “Autenticación de firmas o huellas. La autenticación de firma es una actuación notarial, razón por la cual el notario debe utilizar los mecanismos de seguridad, con la excepción establecida en los casos de certificaciones de copias y documentos privados. El notario debe dar fe de que la firma o huellas fueron estampadas en su presencia, estar activo y al día en sus deberes funcionales y cumplir con el pago de las especies fiscales.”. Por su parte, el abogado, con la autenticidad que imprime a sus escritos, los dota de solemnidad, para su mayor firmeza y validez, y tratándose de los escritos dirigidos a instancias administrativas o judiciales, da cuenta del patrocinio letrado con que cuenta su cliente e informa de la representación legal de ese asunto, como refiere el numeral 114 del Código Procesal Civil. La función de esté último, no solo se circunscribe a mediar entre el que juzga y el que es juzgado, en el marco de dos intereses contrapuestos, o la tramitación de asuntos administrativos, sino que también, asume otras tales como la redacción de contratos privados y su autenticación (artículo 60 del Decreto de Aranceles citado). Examinada la actuación del licenciado (…), esta Cámara estima que la autenticación fue realizada en el ejercicio de la abogacía y no de notario público, al no constatarse en ese documento, alguna manifestación expresa de que su actuación fue en el referido carácter, por lo que, a falta de ella, ha de presumirse que fue hecha en la condición de abogado, según se lo ha resuelto la jurisprudencia en otros casos, en los cuales se ha debatido tal diferencia. Es así como la Sala Segunda de la Corte, mediante Voto No.116, de las 16:30 horas del 20 de diciembre de 1991, indicó: “…es claro que la intervención del licenciado…en el certificado de prenda a que se refiere la copia aportada por el quejoso…debe tenerse por hecha en su carácter de abogado y no de notario público, ya que para establecer lo contrario sería indispensable una manifestación expresa de la actuación en el referido carácter, y a falta de ella lo que debe presumirse es que intervino de acuerdo con la exigencia de la norma indicada en primer término…”, y por su parte, este Tribunal en el Voto No.60, dictado a las 14:40 horas del 23 de abril del año en curso, expresó: “…Quiere decir entonces, que si en los documentos que contienen las opciones de compra referidas, no consta manifestación expresa de la licenciada…de que autenticó dichos documentos en su carácter de notaria, debe de tenerse por acreditado que lo hizo en su condición de abogada…”. y a mayor abundamiento, la Dirección Nacional de Notariado, en la resolución número mil treinta y seis-dos mil uno, de las dieciséis horas cinco minutos del treinta y uno de octubre del dos mil uno, dictada en la Consulta número 40-2000, expresó: “Debe tenerse presente que, el profesional en derecho tiene la posibilidad de ejercer la labor de abogacía y la del notariado conjuntamente, o incluso optar por ejercer solamente una de ellas, pudiendo autenticar firmas en esas dos condiciones, resultando claro está, independientes una de otra, retribuyéndose incluso en forma separada. El artículo 111, otorga la potestad al notario de autenticar firmas o huellas digitales, estableciéndose en esa norma, un presupuesto indispensable, cual es, “siempre que hayan sido impresas en su presencia” y debiendo para ello, hacerse constar que son auténticas. Lo anterior quiere decir que, cuando el notario le da el carácter de auténtica a esa firma, se entiende que él identificó y vio firmar al interesado . En aquéllos casos donde no se indica expresamente que la firma fue autenticada en condición de notario público, deberá entenderse que lo es en condición de abogado; salvo claro está, que el documento exija para su trámite o validez que la autenticación sea en uno u otro carácter, tal es el caso de lo estipulado en el numeral 114 del Código Procesal Civil…”. De manera que, dado que no existe actuación notarial, ha de revocarse la sentencia, por lo que el proceso debe declararse sin lugar por existir ejercicio de la abogacía, debe remitirse el presente asunto a la Fiscalía del Colegio de Abogados a fin de que ahí se ventile la pertinencia de la denuncia establecida por la entidad quejosa.- (…) «