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Sobre las inspecciones de la DNN

El Dr. Herman Mora Vargas nos remite  nuevamente un tema muy  importante  para la reflexión de la comunidad notarial del  país.    Lo transcribimos a continuación:

«La función notarial es controlada y calificada por operadores del Derecho, tales como jueces notariales, fiscalizadores de la D. N. N.   registradores etc.   Aunque hay de todo en la viña del Señor, por lo general siempre he considerado que son funcionarios de altísima calidad profesional y que desempeñan su  labor de manera satisfactoria.

Dentro de las potestades fiscalizadoras de la Dirección Nacional del Notariado, está  la posibilidad de nombrar precisamente inspectores o fiscalizadores del orden y ejercicio Notarial.
Actualmente se desempeñan fiscalizadores con un gran acervo del conocimiento de su quehacer. No viene al caso que categoricemos cuan  rigurosos o estrictos  estos fiscalizadores son. Ellos cumplen la misión encomendada.

Conviene, sin embargo,  recordar que entre otros aspectos, verifican los siguientes:

I. PROTOCOLO

1. Validez y eficacia de los instrumentos públicos

Al respecto es menester detenerse para acusar algunos aspectos importantes.

Siendo que el artículo  126, inciso a, comanda lo siguiente:

ARTÍCULO 126.– Nulidad absoluta:

Sin perjuicio de las nulidades que procedan conforme a la ley, en atención al cumplimiento de requisitos o condiciones relativos a las personas, los actos o contratos, serán absolutamente nulos y no valdrán como instrumentos públicos: a) Los no extendidos en protocolo o que no hayan sido firmados por el notario, alguno de los otorgantes sin indicar el motivo de la omisión, los intérpretes o los testigos instrumentales o de conocimiento, cuando su asistencia sea obligatoria.  Se exceptúa lo previsto en el segundo párrafo del artículo 94. En cuanto al requisito de las firmas, queda a salvo lo dispuesto por el Código Civil para los testamentos.

Lo anterior significa que el no firmar el instrumento por parte del Notario, podría acarrear la nulidad del mismo, con las catastróficas consecuencias que se podrían intuir.  A mi juicio, la nulidad es un instituto procesal que deviene de una declaratoria judicial. Lo que conlleva   que un fiscal no puede declarar sobre la nulidad  del instrumento, solo porque si, ya que  una declaratoria de nulidad como tal requiere la resolución judicial.  Sin embargo  es cierto que no conviene exponernos a una sanción que podría acarrear una omisión semejante.

2.     Custodia, conservación y adecuado recaudo del protocolo en la oficina Notarial. (artículos 92,93 y 126   del C.N.)

3.     Notas marginales firmadas por quienes debieron de hacerlo. (artículos 96 y 97 del C.N.)

4.     Escrituras relacionadas con el índice de instrumentos públicos. (artículo 97 delC.N.)

5.     Copias de instrumentos matrices, relacionadas con el archivo de referencia.

II. USO, CUSTODIA Y RECAUDO  DEL PAPEL NOTARIAL, BOLETAS DE SEGURIDAD ETC.

III. ARCHIVO DE REFERENCIA.

1.     Foliatura corrida.

2.     Relacionada con copia del protocolo.

3.     Firmado y Sellado.

III. CERTIFICACIONES.

1.     Que sean consecutivas.

2.     Archivo de referencia con documentos donde se  soporte  la información certificada.

IV. ÍNDICES

1.     Al día con su presentación.

2.     Relacionada con el protocolo.

3.     Acompañados de copia del testamento en el caso que corresponda. ( y con copia de  la ficha respectiva entregada al Archivo Notarial)

V. EN CUANTO A LA OFICINA NOTARIAL.

1.     Que la oficina cuente con acceso efectivo (138 C.N. Ley 7600) y tenga facilidades mínimas para atender a los usuarios.

2.     Identificación (externa) credenciales (196 LECSN)

3.     Que cuente con los medios tecnológicos mínimos. Computadora, fax, correo electrónico, un  archivo seguro donde guardar los documentos notariales, así como papel, boletas de seguridad y protocolo. Etc.
La anterior lista no excluye otras atenciones  que el Notario deba resguardar a la hora de ser fiscalizado.    Deseo subrayar además que actualmente algunos fiscalizadores acuden al Archivo Notarial a fin de inspeccionar Protocolos ya depositados.

Atiendo un caso en el que se ha denunciado a una notaria por faltas observadas en su protocolo ya  depositado. Algunas de estas faltas, leves a mi juicio,  me llaman la atención y requieren análisis. Tratándose de correcciones de la escritura de aspectos no relevantes o nimios, soy de la opinión, lo cual advierto, es una tesis solitaria en este país, que  el notario es soberano de estas correcciones.  El es el arquitecto del instrumento y aspectos donde se corrige  una simple minucia no deberían provocar más que una advertencia de la Autoridad a fin de prevenir ese  descuido que a todas luces es muy pequeño.  Aclarando por supuesto que la Procuraduría General de la República cuenta con otro criterio totalmente adverso, considero que el notario es soberano para reparar  aspectos leves del instrumento  que no provoquen conflicto o pongan en duda la manifestación de voluntad de las partes, por lo que debería poder firmar dichas correcciones aunque sea a destiempo.

Otro aspecto medular a considerar es que el inspector notarial, es eso, un fiscalizador de la función del Notario; su labor no es proceder a calificar el instrumento. Para ello están los registradores.

Acusa la Dirección a esta colega por no indicar al inicio del instrumento el lugar donde actúa, o la comunidad  donde se encuentra, cuando no es en su oficina.  En mi opinión, este aspecto  escapa de la competencia y conocimiento del inspector, quien repito no es un registrador. Además dicho reproche es  erróneo. Nuestra legislación señala en su artículo 92, inciso d, que el lugar deberá ser consignado en la sección correspondiente, es decir en la  autorización del instrumento: (d) El lugar, la hora, el día, mes y año en que se autoriza la escritura. La práctica de  indicar al inicio de la escritura dónde se actúa o si se está de paso por alguna localidad, no es más que eso, una práctica.  Lo correcto es precisamente señalarlo a la hora de la autorización final del documento.

En este caso en particular se comente  además el error de denunciar a la notaria al omitir la dación de fe de la representación  del compareciente, actuante como funcionario de un Instituto. Lo cual es un error ya que el compareciente actúa como encargado de una oficina, o departamento, sin representación alguna, por lo que no es menester exigir la dación de fe de un apoderamiento que en todo caso no existe.

En cuanto otro aspecto denunciado hay que afirmar que la modificación de la fecha del instrumento es POTESTATIVO DEL NOTARIO, YA QUE ESTE ES EL DIRECTOR DEL ACTO NOTARIAL, NO LAS PARTES, QUIENES A LO SUMO OTORGAN SU VOLUNTAD (de allí la palabra otorgantes) Es el Notario y no las partes quienes deben  firmar una nota de ese tipo, ya que como se ha explicado, se trata del acto comandado por el Notario.  No expresan su voluntad las partes al indicar la hora:  Caso contrario sería, por ejemplo alguna corrección relativa a la cabida de un inmueble o una nota relativa a una suma de dinero, donde la voluntad deber ser expresada de manera inequívoca y debe ser suscrita por los otorgantes.  Pero como dije, es una tesis peregrina sostenida por el suscrito.  Finalmente debe quedar claro que TODA, ABSOLUTAMENTE TODA actividad humana, puede provocar errores. Existe toda una teoría del error notarial y consecuentemente, cómo corregirlo.  Es donde debemos prestar atención.»

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 21 Comentarios

  1. Licda. Karla Campos Ramírez • 30 enero, 2013

    Apoyo el comentario de todos los colegas, es la triste realidad en la que vivimos los Notarios que si respetamos y honramos nuestra profesión y la ley que nos regula.

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  2. Lic.Wagner Vílchez R. • 30 enero, 2013

    Desde el 2008 presente una denuncia formal contra la notaria Kattia Salas Guevara, quién hizo 35 matrimonios falsos, presnte copia certificada de la escritura del mismo donde no constan firmas ni de la notaria, ni de los testigos, ni de las partes, y aún así con dicha prueba el Juzgado Notarial no resuelve.

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  3. michelle garcia • 30 enero, 2013

    Hace ya varios meses que el Lic. Mora había solicitado a los notarios y abogados un consenso para tratar de mejorar la actividad profesional, pero creo que no se llego a nada. La DNN lo que hace es «colar el mosquito y tragarse el camello» , no es posible que la profesión se degrade al extremo, por profesionales inescrupulosos, a vista y paciencia de la Dirección y del Colegio, llegando casi al extremo que mejor es cerrar el despacho que cobrar monto risibles. Un colega me comento, siempre he estado en desacuerdo en bajar los precios del arancel, pero lo tengo que hacer, porque de lo contrario no tengo clientes, que BARBARIDAD. El cliente es el que casi se arroja el derecho de decir, le pago tanto o si no voy donde xxx, o si no te llama por teléfono a cotizar, como digo yo, terminamos siendo un call center. Yo no doy precios por teléfono, ni me da la gana bajarme del arancel.

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  4. Lic. Marcelo Vega Acuña • 30 enero, 2013

    Creo que la labor de la DNN no es el andar visitando las Oficinas de los Notarios. Lo debe hacer, sí, pero cuando haya una denuncia formal en contra de ese Notario y en ese caso, sí se le debe visitar.
    Creo, que como dijo un colega anteriormente, la DNN debería de hacer algo con esos «Notarios» que, o se están muriendo de hambre, o no necesitan de dinero, o por cualquier otra razón, cobran honorarios bajísimos, haciendonos una competencia desleal a aquellos que sí cobramos conforme a lo que indica el Decreto de Honorarios. Ésto sí lo debería perseguir la DNN y acabar con este tipo, como les digo, de competencia desleal.
    Esto lo critico grandemente, porque han llegado usuarios a mi Oficina a que les realice algún trámite y que al decirles el valor del mismo, de inmediato me dicen que es muy caro, pues el Notario XX les cobra muchísimo menos. Claro está, yo lo que hago es decirles que vayan donde ese Notario, porque lo que soy yo, no cobro más, pero tampoco cobro menos por mi honroso trabajo de Notario.

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  5. J.vargas .R • 30 enero, 2013

    Lleva toda la razón el colega Ruiz, porque la DNN,anda buscando pelos en la sopa, cuan-
    do el gran problema del notariado , lo es la ma-
    sificación de notarios , y la piratería que se da –
    cuando cientos de notarios, establecen oficinas
    informales , en sus casas, con lo cual abaratan
    los costas de operación , y en base de ello, alte-
    ran el decreto honorarios y cobran mimiedades ,
    en detrimento de todos los demas colegas …y
    en muchas agencias de vehículos contratan no
    tarios , por sueldos fijos de hambre , y lo que ha
    cen dichos notarios, es prestar el protocolo , y en la tarde pasan a firmar .. Y esto es vox populi,
    porque todos los que hemos adquirido un vehiculo en un agencia , sabemos y hemos visto
    como el mismo vendedor del vehiculo es quien
    confiesa la escritura , y el notario brilla por su –
    ausencia ……PERO LA DNN , no hace nada, y
    los invito a que vayan los inspectores a las agencias de vehiculos de este país , pero sin miedo , sin temores, para que se ocupen de algo
    que es gravisimo , y no andar , con dislates , pa
    ra justificar , la inercia ……………

    Responder
  6. Kendall Ruiz Jiménez • 30 enero, 2013

    Estimada Nancy según mi entender todo el archivo debe ser con foliatura corrida de 1 en adelante para que en caso que se extraiga un documento se evidencie que este falta.

    Responder
  7. Kendall Ruiz Jiménez • 30 enero, 2013

    COnsidero que ciertamente se debe ser riguroso con la calificación pero hay que poner suma atención en otros aspectos que van mas allá de solo los actos notariales si no también el cobro de Honorarios puesto que hay colegas Notarios que cobran montos irrisorios por escrituras con tal de llevarse la gestión y tras de ello hacen mal la gestión luego el cliente vuelve a solicitar se le colabore para su inscripción, esto debería fiscalizarse mejor, de igual manera hay actos que no deben fiscalizarse como por ejemplo si una firma salió mas de un 50% del margen primero cual es el parámetro para determinar que salió más del 50% del margen y a su vez si esta consignada la firma cual es el problema?….esto entre otras situaciones que deberian revisarse a ver si vale la pena fiscalizar eso o a los verdaderos Notarios que hacen actos que ocasionan perjuicios como estafas o fraudes.

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