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Sobre los nuevos Lineamientos para el Ejercicio Notarial

Según comentamos hace unos días, el Consejo Superior Notarial acordó la reforma de varias normas contenidas en los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial.  (Ver nota)

Nos permitimos destacar a continuación algunos de los cambios introducidos. Importante tomar en cuenta que las nuevas disposiciones entrarán a regir al mes de su publicación en La Gaceta, la cual al día de hoy, no se ha producido.

» Medios de seguridad/ Firma digital obligatoria (arts. 28 y 29)

El texto del art. 28 se reforma para enumerar de manera pormenorizada los medios de seguridad, adicionándose la mención de tres que anteriormente no aparecían, a saber: el sello de tinta, las boletas de seguridad  y la firma digital del notario.

Se mantienen los demás medios anteriormente establecidos: papel de seguridad notarial, el sello blanco, los archivos de referencia y las copias de instrumentos públicos.

Se elimina la mención de los tomos de protocolo como medio de seguridad.

Expresamente se establece que los notarios habilitados deberán contar con todos los medios de seguridad, y utilizarlos conforme corresponda para cada actuación notarial.

» Plazos máximos para informar sobre ciertas situaciones (art. 35)

Si el notario cambia de lugar su notaría o el trazado de su firma, deberá informarlo a la DNN en el plazo máximo de un mes.

En caso de pérdida o destrucción de alguno de los medios de seguridad o del tomo de protocolo, deberá comunicarlo por escrito en un plazo máximo de  quince días hábiles.

» Concepto oficina notarial (art. 8)

Se define la oficina notarial como aquélla que cuente con los siguientes requisitos:

“1. Recinto que garantice la prestación del servicio con libre acceso al público, según el principio de rogación, con las condiciones de seguridad necesarias para el resguardo de la integridad física del notario público, de su recurso humano y los usuarios del servicio, así como de sus bienes y herramientas de trabajo.

2. Medios de comunicación que permitan contactar al notario, tales como teléfono, fax, correo electrónico e internet.

3. Tomo de protocolo en uso, con excepción de los casos en que se encuentre en trámite la adquisición de un nuevo tomo o la reposición total o parcial del que está en uso, todo dentro de los plazos establecidos para cada caso.

4. Los medios de seguridad establecidos en el artículo 28 de estos lineamientos” 

» En caso de varias oficinas (art.8)

“Si el notario tuviere oficinas abiertas en distintas localidades del país, deberá señalar cual es la principal. En caso de que no lo hiciere, para todos los efectos se tendrá como principal la primera que aparezca en el Registro de la Dirección Nacional de Notariado. Tanto la oficina principal como las demás oficinas declaradas, deberán cumplir con las condiciones establecidas en este artículo. En el caso del notario institucional, el notariado se ejercerá en las oficinas de la institución para la cual labora, debiendo indicar en cuál de ellas tendrá el Notario la oficina principal.

» Notificaciones a los notarios (art. 84)

La notificación de cualquier acto que deba comunicarse al notario se hará a los medios de comunicación señalados y consignados en el Registro Nacional de Notarios. El correo electrónico será el medio principal, y los demás se tendrán como medios accesorios.

» Fiscalización del ejercicio notarial por parte de la DNN (art. 82 y 83 )

Se establece que las inspecciones y verificaciones en las oficinas de los notarios públicos se realizarán con aviso previo, y de conformidad con las políticas de fiscalización dictadas por el Consejo Superior Notarial y los Reglamentos y programas establecidos por la Dirección Ejecutiva.

Se encuentra también pendiente de publicación en La Gaceta,  el acuerdo que tomó el Consejo Superior Notarial en relación con unas nuevas políticas de fiscalización.

Se definen al respecto los siguientes parámetros de fiscalización:

“1. Denuncias presentadas ante la Dirección Nacional de Notariado, las cuales serán valoradas por la Dirección Ejecutiva de conformidad con los principios de legalidad, oportunidad, razonabilidad, conveniencia y mérito.
2. Que la fiscalización resulte oportuna en virtud de noticias y reportes objetivos de las que se tenga conocimiento, sobre posibles actuaciones irregulares de notarios públicos.
3. Los procesos judiciales disciplinarios notificados a la Dirección Nacional de Notariado, en los que se identifiquen hechos irregulares de relevancia social.
4. Incumplimiento de cualquiera de los deberes funcionales, priorizando según la gravedad del hecho.
5. Las demás oficinas notariales serán fiscalizadas de oficio y seleccionadas al azar por la Dirección Ejecutiva, según la disponibilidad de recursos. En este caso se tomarán en cuenta únicamente notarios públicos habilitados que no hayan sido fiscalizados en los últimos tres años, salvo que se presente alguna de las circunstancias descritas en los incisos anteriores.”

Para descargar el texto completo de las Políticas de Fiscalización Notarial haga clic a continuación: http://www.masterlex.com/descargas/PuntoJuridico/2019/Febrero/Acuerdo_2019-003-007_Sobre_Politicas_Vs_Web.pdf

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

6 de 6 Comentarios

  1. ADRIÁN SOTO • 11 Junio, 2019

    Muchas gracias Licenciada, tomo nota.

    Responder
  2. ADRIÁN SOTO • 11 Junio, 2019

    Buenas tardes, en este caso no se toca el tema del régimen disciplinario, existe en este momento alguna reforma disciplinaria para el ejercicio notarial?
    Además del proyecto de ley bajo expediente 20079…
    Muchas gracias.

    Responder
  3. ERIKA JIMENEZ • 11 Marzo, 2019

    Y para cuándo será que la DNN permite hacer trámites con firma digital?? Digo porque para en su web todos los formularios están pero no se indica que sea posible hacerlos con firma digital, lo cual nos facilitaría la vida a todos y nos evitaría tener que ir hasta la sede de la DNN y hacer filas.

    Responder
    • Guillermo Sandí • 13 Marzo, 2019

      La DNN desarrolló el año pasado un nuevo sitio web con una nueva imagen e información más ajustada a las necesidades de los usuarios. La segunda etapa la estamos desarrollando este año y entre los aspectos de mejora están el hecho de brindar servicios en línea (posiblemente se incorporen poco a poco los servicios) Para ello, también estamos trabajando en mejoras en la publicidad dada por el Registro Nacional de Notarios. Esperamos contar con estas mejoras a finales de este año o en el primer trimestre del próximo año. Por supuesto que para brindar esos servicios en línea se requerirá firma digital.

      Responder
  4. MARIA MORA • 11 Marzo, 2019

    Gracias.

    Responder

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