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Tributación legalizará libros sola la primera vez. Reposiciones estarán a cargo de los interesados.

El pasado 12 de enero se publicó en La Gaceta, la DGT -R-041-2011 que introduce modificaciones tanto al procedimiento para la legalización de libros en soporte físico (DGT-R-09-2010) como al de legalización de libros en formato digital (DGT-R-034-2011).

En el caso de los libros en soporte papel, la legalización se realizará a partir de ahora por una sola vez ante la Tributación, por cuanto las reposiciones, sean por extravío o por terminación, o en  casos de cambio de nombre o de razón social de las compañías, serán los propios interesados quienes deberán realizarlas,  sin necesidad de informarlo a dicha dependencia.

Solamente en caso de que la sociedad decida cambiar la forma de llevar los libros de empastados y foliados a electrónicos,  tendrá que presentar una nueva solicitud ante la administración o por el sitio de Gobierno Digital, para el otorgamiento del número de autorización respectivo.

Por consiguiente, cuando la renovación de libros obedezca a su terminación, deberá procederse al cierre de los mismos, trazando una línea diagonal con tinta de un extremo al otro en el último folio.  En el nuevo libro se anotará, en la razón de legalización que deberá consignarse en el primerio folio, el  número de legalización que la Administración hubiere otorgado al momento de la primera legalización.   Deberán conservarse los libros cerrados a efectos de demostrar, en caso necesario, el cierre de los mismos.

Cuando se produzca el cambio de nombre o razón social, deberán igualmente cerrarse los libros que llevaban la anterior razón social, trazando una línea diagonal en todos los folios en blanco.  En los nuevos libros se hará constar, en la razón de legalización del primer folio, la nueva razón social así como los datos correspondientes a la sociedad, el tipo de libro, el número de libro, que en este caso será nuevamente el 1.  En todos ellos deberá consignarse el número de legalización que la Administración otorgó para el nombre o razón social anterior.    Ya no será necesario como trámite previo a la legalización de nuevos libros el llenado del formulario D-140  Cambio de razón social o denominación social ante el Registro de Contribuyentes.

Finalmente, en casos de reposición de libros por extravío, robo o daño, la reposición será responsablidad exclusiva de la sociedad.    No se tendrán que publicar avisos en La Gaceta, ni en diarios de circulación nacional.  Será suficiente con que el responsable confeccione una declaración jurada haciendo constar las causas o motivos de la reposición.  Dicha declaración jurada deberá adherirse al folio primero de los libros sustitutos.

En relación con los libros de hojas sueltas, se mantienen las disposiciones anteriores en cuanto a la obligación de consignar en cada folio el número asignado por la Administración Tributaria, así como un número consecutivo que garantice la secuencia ordenada de los folios, el nombre o razón social y el número de cédula jurídica.   En el momento en que se cierre un libro de actas en hojas sueltas, deberá ser encuadernado y empastado para su debida conservación.   Tampoco en este caso, será necesario que el interesado aporte ante la Tributación las hojas sueltas para su legalización o cierre.

En lo que respecta a las reformas introducidas por  la DGT R-041-2011 al procedimiento de legalización de libros en formato digital se incorporan otras personas que también podrán llevar sus libros de esta forma: sociedades anónimas laborales, corredores jurados, casas de empeño y compra-venta de artículos usados, registro de desarme de vehículos, y quienes se inscriban bajo el Régimen de Tributación Simplificada.    Además se establece la obligación, para los que decidan llevar sus libros en formato digital, de mantener dos respaldos actualizados de la información contenida en soporte en un lugar diferente de aquel en el que conservan la base de datos.    Finalmente se les obliga a garantizar » la inalterabilidad, privacidad, legibilidad, accesibilidad o consulta posterior, preservación, confidencialidad, autenticidad e integridad de la información electrónica. Además, las áreas físicas donde se almacene la información de los documentos electrónicos deben contar con los controles para evitar riesgos, daños, pérdida, destrucción, alteración, sustracción o divulgación. También se debe contar con planes de evaluación, de ejecución periódica, para valorar la eficiencia de los controles asociados al almacenamiento de la información.»  (Tomado textual del art. 4 DGT-R-041-2011)

Surgen una vez más las inquietudes y cuestionamientos sobre la legalidad de estas medidas tomadas por Tributación, así como la difícil situación en que se coloca a los notarios obligados a dar fe del asentamiento de actas en libros DEBIDAMENTE legalizados.     ¿Cómo confirmar que el libro de actas que presenta el personero de una sociedad para una protocolización, es realmente el libro legalizado en el que los socios o directores de la sociedad han querido efectivamente asentar sus acuerdos?

Esta situación también genera un serio riesgo para los propios socios de las compañías.   No se aclara en la Directriz quién es «el responsable» por ejemplo de realizar la declaración jurada por extravío o robo de libros.   ¿Cualquier apoderado?   ¿El presidente de la Junta Directiva?    Es decir, podría tratarse de una gestión que realice un personero sin contar si quiera con el consentimiento de la Asamblea de Accionistas.

Agradecemos sus comentarios en nuestro blog a continuación.

Para descargar el texto de la DGT-R-041-2011 haga clic a continuación:   DGT-R-041-2011

Si desea ver otros datos  y opiniones sobre el tema ingrese a:   MODIFICAN TRAMITE DE LEGALIZACION DE LIBROS y INQUIETUDES SURGIDAS A RAIZ DEL NUEVO PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACION DE LIBROS.

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Lic. Silvia Pacheco. Editora General

Abogada y notaria. Especialista en administración de bases de datos de información jurídica, investigaciones jurisprudenciales y editora de contenidos legales. Consultora en proyectos de informática jurídica en la región centroamericana. Colaboradora del sitio www.leylaboral.com Encargada de la administración y actualización de Master Lex Cálculos Legales: timbres, honorarios profesionales, patentes, prestaciones laborales y otros. Moderadora del blog www.puntojuridico.com

7 de 12 Comentarios

  1. Lic. Marcelo Vega Acuña • 31 enero, 2012

    Yo espero, por el bien de todos, que el Colegio de Abogados y la Dirección Nacional de Notariado se pronuncien sobre esta modificación.

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  2. Hilda Porras • 31 enero, 2012

    Avalando todos los comentarios sobre la inseguridad que se produce en materia de reposición de libros, me pregunto: si lo que hay que reponer son todos los libros,como se va a realizar la Declaración Jurada si no se tiene a la vista el número de asiento de legalización de TD? Y luego, que pasa por ejemplo con el Libro de Registro de Accionistas, hay que realizar también bajo Declaración Jurada un primer asiento que de Fe de la situación de titularidad del capital social a la fecha de reposición del Libro? De lo contrario no se podría certificar el capital social con vista al libro de registro de accionistas.

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  3. Jeannette Salazar Araya • 30 enero, 2012

    Es realmente preocupante la pérdida de legitimación y titularidad, que con este acuerdo, se hizo presente en las sociedades. Lejos de proteger la gran gama de estafas que se presentan hoy en día, esto abre portillos para que estafadores vengan a hacer suyo lo que nos les pertenece, incluso que notarios inescrupulosos y sin ética alguna logren apropiarse de lo que no les pertenece. Es extremandamente irresponsable la Tributación Directa. Es necesario que se establezca un mecanismo de supervisión y control. Cómo podra un juez tener certeza que aquellos libros legales que se le están presentando son los originales, sino existe un órgano que así lo ampare o lo registre??? Cómo demostrar la legitima titularidad de quien dice ser socio??. Cómo defender un traspaso de la propiedad de una sociedad a un tercero ???. Que HORRORRR…

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  4. Ana González • 30 enero, 2012

    Definitivamente es de imperiosa necesidad que tanto la DNN como el Colegio de Abogados tomen cartas en este asunto por el bien de sus agremiados, pues de no ser así, no vamos a ganar ni siquiera para pagarles las cuotas de colegiatura !!!!!!!!

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  5. Marcela • 30 enero, 2012

    Cualquier estafador teniendo el No. de legalización de libros en TD simplemente falsifica los libros en que ya aparecen traspasadas acciones (perdidos o concluidos los libros anteriores) así cambian representantes en Registro, venden o hipotecan fincas ajenas etc. Los Notarios no tenemos forma de comprobar la legitimidad de un libro, que en la práctica tiene o tenía más valor que una acción. Notarios de Bancos luego nos demandan por responsabilidad. Por favor que la DNN se pronuncie.

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  6. Jorge Castro Olmos • 30 enero, 2012

    Además de las dudas antes apuntadas, cabe indicar, que a la fecha no se sabe cual personero de la sociedad deberá firmar la razón de apertura de los libros, si el Secretario en el caso de los libros de Actas y el Tesorero en el caso de los libros contables o si en ambos casos deberá ser refrendada su firma por la del Presidente. En el caso de las compañías limitadas sería más simple pues bastaría la firma del Gerente, no obstante, no existe una directriz en ese sentido que le de algún grado de certeza a los notarios a quienes se les presentan libros legalizados mediante los nuevos procedimientos. Quizá la Dirección de Notariado podría emitir criterio en este sentido a efecto de proteger y salvaguardar al notario.

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  7. Teresita Sánchez • 30 enero, 2012

    !Que inseguridad más grande! Si la reposición es ahora tan fácil … creo que resultará muy «conveniente» para muchas personas andar «extraviando» libros a cada rato. De verdad que cada vez se nos complica más el ejercicio del notariado.

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